Erstattung erfassen

Wenn ein Kunde Anspruch auf eine Rückzahlung hat – beispielsweise aufgrund eines Widerrufs, einer versehentlichen Doppelzahlung oder aus reiner Kulanz –, können Sie im tebio Business-Portal den gezahlten Betrag direkt über den Zahlungsanbieter (zum Beispiel PayPal, Stripe, Kreditkarte) an den Kunden zurücküberweisen.

Das System stellt sicher, dass die Erstattung nahtlos über dieselbe Zahlungsmethode abgewickelt wird, die für die ursprüngliche Zahlung verwendet wurde.

Wann brauche ich diese Funktion?

• Wenn eine Lastschrift oder Kreditkartenzahlung erfolgreich abgewickelt wurde und das Geld dem Kunden zurückgegeben werden soll.
• Wenn Sie den Rückzahlungsprozess automatisieren möchten, ohne die Rückzahlung manuell im Online-Banking Ihres Firmenkontos anzuweisen.

Voraussetzungen und Einschränkungen

• Es muss eine erfolgreiche Zahlungstransaktion (Status Erfolgreich oder CLOSED_OK) vorliegen. Bei fehlgeschlagenen Transaktionen ist nie Geld geflossen, weshalb keine Erstattung möglich ist.
• Der Zahlungsanbieter muss Erstattungen (Refunds) für die verwendete Zahlungsmethode technisch unterstützen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Erstattung durchzuführen:

1. Navigieren Sie über das Hauptmenü in den Bereich Finanzen.
2. Wechseln Sie in den Reiter Zahlungen.
3. Suchen Sie nach der Transaktion, die Sie erstatten möchten (nutzen Sie ggf. die Filter für Datum oder Kunde).
4. Klicken Sie auf die Zeile der Zahlung, um in die Detailansicht zu wechseln (siehe hierzu auch Zahlungseingänge prüfen).
5. Klicken Sie im linken Bereich ganz unten auf Erstattung. (Hinweis: Dieser Button ist nur bei erfolgreichen Transaktionen sichtbar.)
6. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Geben Sie hier zur Dokumentation einen Grund für die Erstattung ein (z. B. “Kundenwiderruf” oder “Doppelbuchung”).
7. Klicken Sie auf Erstattung, um den Vorgang zu bestätigen und die Kommunikation mit dem Zahlungsanbieter zu starten.

Ergebnis

Das System meldet die Erstattungsanforderung an den Zahlungsanbieter. Das Geld wird dem Konto oder der Karte des Kunden gutgeschrieben. Der Vorgang selbst wird als neue Transaktion (Typ: Erstattung) im System angelegt.

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Erstattungen global überwachen

Zur besseren Trennung von Einnahmen und Ausgaben bietet das Portal eine Übersicht für Rückzahlungen:

1. Navigieren Sie im Bereich Finanzen in den Reiter Erstattungen.
2. Hier sehen Sie eine tabellarische Auflistung aller durchgeführten Rückzahlungen inklusive des aktuellen Status, zum Beispiel Erfolgreich oder Fehlgeschlagen.
3. Klicken Sie auf eine Erstattung, um die Detailansicht zu öffnen. Hier können Sie beispielsweise unter Zahlungstransaktion (Provider) die exakte Referenz-ID (z. B. eine PayPal-Referenz) auslesen.

API-Hinweise

Falls Sie Erstattungen programmatisch auslösen oder auswerten möchten, stehen Ihnen folgende Endpunkte des PaymentTransactionService zur Verfügung:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
/v2/payment/transaction/refund	POST	Erstattung einer Zahlungstransaktion veranlassen	refundPayment
/v2/payment/transaction/search	POST	Erstattungen anhand von Filterkriterien suchen	searchTransactions

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