Kommunikationskanäle einrichten

Der Bereich Kommunikationskanäle (unter Kommunikationsmanagement) ist die Grundlage für ausgehende Kundenkommunikation. Hier richten Sie die technischen Zugänge ein, über die das Business-Portal ausgehende Nachrichten, Rechnungen und Dokumente versendet. Sie können sowohl SMTP-Server für den E-Mail-Versand als auch eine direkte Schnittstelle zum postalischen Briefversand der Deutschen Post (E-POST) hinterlegen.

Wann brauche ich diese Funktion?

Die Einrichtung der Kommunikationskanäle ist eine grundlegende Voraussetzung für die Automatisierung. Ohne mindestens einen aktiven Kanal kann tebio keine ausgehenden Nachrichten an Kunden versenden. Sie richten diese Kanäle einmalig ein, um sie später im Bereich Ereignisauswahl gezielt bestimmten Geschäftsvorfällen zuzuordnen.

Navigieren Sie im linken Menü zu Kommunikationsmanagement > Kommunikationskanäle. Das Setup ist in zwei voneinander unabhängige Reiter aufgeteilt.

1. E-Mail-Versand einrichten (Reiter E-Mail SMTP)

In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste aller bereits konfigurierten SMTP-Server. Sie können bestehende Server über Löschen entfernen. Um eine neue Verbindung herzustellen:

1. Klicken Sie auf SMTP-Server hinzufügen.
2. Tragen Sie die Verbindungsdaten Ihres Mail-Providers ein: Host/Server, Port (häufig 25, 465 oder 587), das Sicherheitsprotokoll (z. B. SSL/TLS) und die Authentifizierungsmethode.
3. Definieren Sie unter Standardmäßig senden von die E-Mail-Adresse, die dem Empfänger als Absender angezeigt werden soll.
4. Optional aber empfohlen: Setzen Sie einen Haken bei Test-E-Mail nach dem Speichern senden und geben Sie eine Test-Empfängeradresse ein. So validieren Sie sofort, ob die eingegebenen Daten korrekt sind.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

2. Postalischen Briefversand einrichten (Reiter “Deutsche Post”)

Über diese Schnittstelle können Sie Dokumente (wie Mahnungen oder Rechnungen) drucken, kuvertieren und postalisch versenden lassen.

Separater Vertrag erforderlich

Bitte beachten Sie, dass die Nutzung dieser Funktion einen eigenständigen Vertrag mit der Deutschen Post (E-POST) voraussetzt. Auch die Abrechnung der Portokosten erfolgt direkt zwischen Ihnen und der Deutschen Post – nicht über tebio.

1. EKP angeben: Tragen Sie Ihre EKP-Nummer ein, um die Plattform mit Ihrem Postvertrag zu verknüpfen. (Falls Sie Ihre EKP nicht kennen, kontaktieren Sie den Kundenservice unter e-post@deutschepost.de).
2. Absender: Füllen Sie die Felder für Firmenname, Adresse, PLZ und Stadt aus. Diese Informationen werden als Rücksendeadresse oben im Sichtfenster des Briefumschlags abgedruckt.
3. Brief-Details: Konfigurieren Sie die Druckeinstellungen über die Schalter:
   • In Farbe: Farbiger oder Schwarz-Weiß-Druck.
   • Beidseitiger Druck: Spart Porto bei mehrseitigen Dokumenten.
   • Einschreiben: Versandart festlegen.
   • Test-Modus: (Siehe Wichtiger Hinweis unten).

Achtung beim Test-Modus der Post

Solange der Schalter für den Test-Modus aktiviert ist, werden Dokumente nicht physisch gedruckt und versendet (es fallen keine Portokosten an). Stattdessen wird der fertige Brief als PDF an die von Ihnen angegebene “Test E-Mail” geschickt. Wichtig: Vergessen Sie nicht, diesen Schalter vor dem Livegang zu deaktivieren, da Ihre Kunden sonst keine Briefe erhalten!

Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Konfiguration abzuschließen.

Hinweise und typische Fehler

• E-Mail-Verbindung schlägt fehl: Wenn die Test-E-Mail fehlschlägt, kann die Firewall Ihres Unternehmens den gewählten SMTP-Port blockieren. Prüfen Sie zudem, ob das von Ihnen gewählte Sicherheitsprotokoll mit dem eingetragenen Port übereinstimmt (z. B. Port 465 für SSL/TLS).
• Briefe kommen nicht beim Kunden an: Überprüfen Sie, ob Sie im Reiter “Deutsche Post” versehentlich noch den Test-Modus aktiviert haben.

Ihre Kommunikationskanäle für E-Mail und Briefversand sind eingerichtet. Im nächsten Schritt können Sie diese Kanäle den verschiedenen Systemereignissen (z. B. “Neue Rechnung erstellt”) zuweisen.

API-Hinweise

Wenn Sie E-Mail-Postfächer oder externe Versanddienstleister (wie E-POST) als Kanäle für tebio einrichten, können Sie dies auch über die API automatisieren.

• SMTP-Accounts suchen: Search SMTP accounts
• SMTP-Account anlegen: Create an SMTP account
• E-POSTBUSINESS-Account anlegen: Create an E-POSTBUSINESS account

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• Nachrichtenvorlagen verwalten