Rechnungen, Quittungen und eRechnungen
tebio kann je nach Produktkonfiguration, Kontoeinstellung und Abrechnungsmodell unterschiedliche Abrechnungsdokumente erzeugen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Rechnung, Quittung und eRechnung.
Diese Dokumenttypen haben unterschiedliche fachliche Funktionen:
- Eine Rechnung dokumentiert eine Forderung oder Abrechnung gegenüber einem Kunden.
- Eine Quittung bestätigt eine bereits erfolgte Zahlung.
- Eine eRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, das maschinell verarbeitet werden kann.
Welche Dokumente entstehen, hängt insbesondere davon ab, ob ein Produkt als Prepaid oder Postpaid konfiguriert ist, ob Ihr Konto auf B2B oder B2C ausgerichtet ist und wie Fakturierung, Steuern und Rechnungseinstellungen eingerichtet wurden.
Warum ist die Unterscheidung wichtig?
Abschnitt betitelt „Warum ist die Unterscheidung wichtig?“Die Unterscheidung ist wichtig für:
- Kundenkommunikation
- Buchhaltung und Finanzbuchhaltung
- steuerliche Prüfung
- B2B-Abrechnungsprozesse
- eRechnungspflichten
- Supportfälle zu Rechnungen und Zahlungen
- API-Integrationen mit ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen
Für Business-User ist vor allem relevant, welches Dokument einem Kunden angezeigt, bereitgestellt oder zugesendet wird.
Für Finance-Teams ist relevant, ob ein Dokument als Rechnung, Quittung, Rechnungskorrektur oder eRechnung verarbeitet und exportiert werden kann.
Für API-Nutzer ist relevant, welche Ressourcen, Dokumenttypen und Statuswerte im Hintergrund entstehen.
Rechnung
Abschnitt betitelt „Rechnung“Eine Rechnung ist ein Abrechnungsdokument über bereitgestellte oder abzurechnende Leistungen, Produkte, Gebühren oder andere Positionen.
Eine Rechnung wird typischerweise verwendet, wenn ein Betrag gegenüber einem Kunden geltend gemacht wird. Der Kunde soll den Rechnungsbetrag bezahlen oder der Betrag wird über eine konfigurierte Zahlungsmethode eingezogen.
Typische Anwendungsfälle:
- Postpaid-Abrechnung von Subscriptions
- monatliche oder jährliche Rechnung für Geschäftskunden
- Rechnung mit Zahlungsziel
- Abrechnung mehrerer Subscriptions auf einer gemeinsamen Rechnung
- Rechnung nach einem Freigabeprozess
- Rechnung für nutzungsbasierte Leistungen
- Rechnung mit Bestellnummer, Projektreferenz oder Vertragsreferenz
Eine Rechnung enthält in der Regel Informationen wie:
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitraum
- Rechnungspositionen
- Netto- und Bruttobeträge
- Steuern
- Zahlungsinformationen
- rechtliche Pflichtangaben
- optionale Referenzen wie Bestellnummer, Projektreferenz oder Vertragsreferenz
Quittung
Abschnitt betitelt „Quittung“Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung bereits erfolgt ist.
Quittungen entstehen typischerweise in Prepaid-Szenarien, bei denen der Kunde vor oder während der Bestellung bezahlt. Die Zahlung steht hier am Anfang des Prozesses. Das Dokument bestätigt anschließend, dass der Betrag bezahlt wurde.
Typische Anwendungsfälle:
- Prepaid-Subscription mit direkter Zahlung
- Bestellung über eine Hosted Page
- Zahlung per Kreditkarte oder PayPal
- digitale Produkte mit sofortiger Freischaltung nach Zahlung
- B2C-nahe Bestellprozesse mit sofortigem Zahlungsabschluss
Eine Quittung enthält in der Regel Informationen wie:
- Kunde oder Rechnungsempfänger
- gezahlter Betrag
- Zahlungsdatum oder Belegdatum
- gekaufte Leistung oder Produktposition
- Steuerinformationen
- verwendete Zahlungsmethode
- Referenz zur Bestellung oder Subscription
eRechnung
Abschnitt betitelt „eRechnung“Eine eRechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format. Sie ist nicht nur ein PDF-Dokument, sondern enthält Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form.
eRechnungen sind vor allem für B2B-Abrechnungsprozesse relevant, weil Geschäftskunden strukturierte Rechnungsdaten häufig in Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen weiterverarbeiten.
Typische Anwendungsfälle:
- B2B-Rechnungen
- Rechnungen an Geschäftskunden mit strukturierter Weiterverarbeitung
- Rechnungen mit Projektreferenz, Bestellnummer oder Vertragsreferenz
- Finanzbuchhaltungsprozesse mit automatisierter Verarbeitung
- Rechnungsversand an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber
In tebio hängt die Erstellung von eRechnungen insbesondere von der Kontokonfiguration und dem Abrechnungsmodell ab.
B2B, B2C und eRechnungen
Abschnitt betitelt „B2B, B2C und eRechnungen“Bei der Registrierung wird festgelegt, ob sich die Produkte primär an Privatkunden (B2C) oder Geschäftskunden (B2B) richten.
Diese Auswahl hat Auswirkungen auf Preislogik, Steuerberechnung und eRechnungen.
Privatkunden (B2C)
Abschnitt betitelt „Privatkunden (B2C)“Bei Auswahl von Privatkunden (B2C) werden Preise brutto, also inklusive Steuern, verwaltet und angezeigt.
Die Steuerberechnung erfolgt von brutto zu netto. Diese Logik kann Rundungsdifferenzen verursachen, weil aus einem Bruttobetrag die enthaltene Steuer und der Nettobetrag rechnerisch abgeleitet werden.
Aus diesem Grund werden bei diesem Ansatz keine eRechnungen erstellt.
Typische Dokumente in B2C-Szenarien sind:
- Quittungen
- Rechnungen ohne eRechnungsformat
- Zahlungsbestätigungen
- Rechnungskorrekturen, sofern erforderlich
Geschäftskunden (B2B)
Abschnitt betitelt „Geschäftskunden (B2B)“Bei Auswahl von Geschäftskunden (B2B) werden Preise netto, also exklusive Steuern, verwaltet und angezeigt.
Die Steuerberechnung erfolgt von netto zu brutto. Diese Logik vermeidet die für Brutto-zu-Netto-Berechnungen typischen Rundungsdifferenzen.
Bei diesem Ansatz können eRechnungen erstellt werden, sofern die weiteren Voraussetzungen und Einstellungen erfüllt sind.
Typische Dokumente in B2B-Szenarien sind:
- Rechnungen
- eRechnungen
- Rechnungskorrekturen
- strukturierte Abrechnungsdokumente
- Dokumente mit Bestellnummern, Projektreferenzen oder Vertragsreferenzen
Vergleich: Rechnung, Quittung und eRechnung
Abschnitt betitelt „Vergleich: Rechnung, Quittung und eRechnung“| Thema | Rechnung | Quittung | eRechnung |
|---|---|---|---|
| Hauptfunktion | Forderung oder Abrechnung dokumentieren | Zahlung bestätigen | Rechnung strukturiert und maschinenlesbar bereitstellen |
| Typischer Zeitpunkt | Vor oder mit Zahlungsaufforderung | Nach erfolgreicher Zahlung | Bei Erstellung einer B2B-Rechnung |
| Häufiges Modell | Postpaid | Prepaid | B2B-Postpaid |
| Typische Zielgruppe | B2B und B2C | Vor allem B2C und Self-Service | Vor allem B2B |
| Bezug | Leistung, Produkt, Subscription, Zeitraum | bereits gezahlter Betrag | Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten |
| Offener Betrag möglich | Ja | In der Regel nein | Ja |
| Maschinenlesbarkeit | Nicht zwingend | Nicht zwingend | Ja |
| Typische Nutzung | Rechnungsprozess, Buchhaltung, offene Posten | Zahlungsbestätigung | Buchhaltung, ERP, Compliance, automatisierte Verarbeitung |
Zusammenhang mit Prepaid und Postpaid
Abschnitt betitelt „Zusammenhang mit Prepaid und Postpaid“Die Zahlungsstrategie eines Produkts beeinflusst, welche Dokumente typischerweise entstehen.
Prepaid
Abschnitt betitelt „Prepaid“Bei Prepaid bezahlt der Kunde im Voraus für einen Leistungszeitraum oder eine Leistung. Die Zahlung erfolgt häufig direkt im Checkout.
In diesem Modell entstehen häufig:
- Quittungen
- Zahlungsbestätigungen
- Rechnungen ohne nachgelagerten Zahlungseinzug, je nach Konfiguration
Prepaid ist besonders relevant, wenn der Kunde erst nach erfolgreicher Zahlung Zugriff auf die Leistung erhalten soll.
Beispiel:
Ein Kunde bucht über eine Hosted Page eine digitale Subscription und bezahlt direkt per Kreditkarte. Nach erfolgreicher Zahlung erhält der Kunde eine Bestätigung und je nach Konfiguration eine Quittung oder ein anderes Abrechnungsdokument.
Postpaid
Abschnitt betitelt „Postpaid“Bei Postpaid wird die Leistung zunächst erbracht oder für einen Zeitraum gesammelt abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt nachträglich oder zu einem definierten Abrechnungszeitpunkt.
In diesem Modell entstehen häufig:
- Rechnungen
- eRechnungen bei B2B-Konfiguration
- Rechnungskorrekturen
- Dokumente für Zahlungseinzug oder Zahlungsziel
Postpaid ist besonders relevant für Geschäftskunden, nutzungsbasierte Abrechnung, Rechnungsläufe und Zahlungsziele.
Beispiel:
Ein Geschäftskunde nutzt mehrere Subscriptions. Am Monatsende erzeugt tebio eine Rechnung über die abzurechnenden Leistungen. Bei entsprechender B2B-Konfiguration kann daraus auch eine eRechnung entstehen.
Rechnungskorrekturen und Gutschriften
Abschnitt betitelt „Rechnungskorrekturen und Gutschriften“Neben Rechnungen, Quittungen und eRechnungen können auch Rechnungskorrekturen oder Gutschriften entstehen.
Eine Rechnungskorrektur wird verwendet, wenn eine bereits erstellte Rechnung ganz oder teilweise korrigiert werden muss.
Typische Fälle:
- Rechnung wurde storniert
- Rechnungsbetrag war falsch
- falsche Rechnungsadresse oder falscher Rechnungsempfänger
- falsche Steuerbehandlung
- nachträgliche Korrektur einer Position
- Kulanzgutschrift
In der Dokumentation sollte der Begriff Rechnungskorrektur bevorzugt verwendet werden, wenn es um die Korrektur einer bestehenden Rechnung geht.
Der Begriff Gutschrift kann je nach fachlichem Kontext zusätzlich verwendet werden, zum Beispiel bei Kulanz oder sonstigen Beträgen zugunsten des Kunden.
Auswirkungen auf offene Posten
Abschnitt betitelt „Auswirkungen auf offene Posten“Eine Rechnung kann einen offenen Posten erzeugen, wenn der Betrag noch nicht bezahlt wurde.
Eine Quittung entsteht dagegen typischerweise erst, wenn eine Zahlung bereits erfolgt ist. Sie dokumentiert daher in der Regel keinen offenen Betrag.
Eine eRechnung ist fachlich weiterhin eine Rechnung. Sie kann daher ebenfalls einen offenen Posten erzeugen, wenn der Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt wurde.
Für Finance-Teams ist deshalb wichtig, nicht nur das Dokument selbst zu prüfen, sondern auch:
- Zahlungsstatus
- Zahlungstransaktion
- Journaleintrag
- Rechnungskorrekturen
- Exportstatus für Finanzbuchhaltung oder DATEV
Auswirkungen auf Kundenkommunikation
Abschnitt betitelt „Auswirkungen auf Kundenkommunikation“Je nach Konfiguration kann tebio Kunden automatisch über neue Dokumente informieren.
Beispiele:
- Rechnung wurde erstellt
- Quittung wurde erstellt
- eRechnung wurde bereitgestellt
- Zahlung war erfolgreich
- Zahlung ist fehlgeschlagen
- Rechnung wurde storniert
- Rechnungskorrektur wurde erstellt
Damit solche Benachrichtigungen versendet werden, müssen Kommunikationskanäle, Ereignisauswahl und Nachrichtenvorlagen passend konfiguriert sein.
Wo finde ich die Dokumente im Business-Portal?
Abschnitt betitelt „Wo finde ich die Dokumente im Business-Portal?“Abrechnungsdokumente können je nach Kontext an unterschiedlichen Stellen eingesehen werden:
- im Bereich Finanzen
- in der Kundenansicht im Reiter Rechnungen
- in der Detailansicht einer Rechnung
- in der Detailansicht einer Bestellung
- in der Detailansicht einer Subscription
- im Reiter Dokumente, sofern ein Dokument mit einer Entität verknüpft ist
- in den Ereignissen oder im Nachrichtenverlauf, wenn ein Dokument versendet wurde
Welche Ansicht relevant ist, hängt davon ab, ob Sie ein konkretes Dokument, den Zahlungsvorgang, die Bestellung, die Subscription oder den Kundenkontext prüfen möchten.
Typische Fehler vermeiden
Abschnitt betitelt „Typische Fehler vermeiden“Rechnung und Quittung nicht gleichsetzen
Abschnitt betitelt „Rechnung und Quittung nicht gleichsetzen“Eine Rechnung fordert oder dokumentiert eine Abrechnung. Eine Quittung bestätigt eine Zahlung.
Wenn ein Kunde bereits bezahlt hat, ist eine Quittung oft passender als eine erneute Rechnung.
eRechnung nicht mit PDF-Rechnung verwechseln
Abschnitt betitelt „eRechnung nicht mit PDF-Rechnung verwechseln“Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument. Eine eRechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können.
Je nach Konfiguration können beide Darstellungsformen zusammen auftreten, sie sind aber fachlich nicht dasselbe.
B2B- und B2C-Logik beachten
Abschnitt betitelt „B2B- und B2C-Logik beachten“Ob eRechnungen erstellt werden können, hängt wesentlich von der Kontokonfiguration ab.
Bei B2C-Konten werden Preise brutto verwaltet und die Steuerberechnung erfolgt von brutto zu netto. Aufgrund möglicher Rundungsdifferenzen werden in diesem Ansatz keine eRechnungen erstellt.
Bei B2B-Konten werden Preise netto verwaltet und die Steuerberechnung erfolgt von netto zu brutto. Dieser Ansatz ist die Grundlage für eRechnungen.
Zahlungsstatus zusätzlich prüfen
Abschnitt betitelt „Zahlungsstatus zusätzlich prüfen“Ein Dokument allein sagt nicht immer aus, ob eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Prüfen Sie bei Zahlungsfragen immer auch den Zahlungsstatus, die Zahlungstransaktion und gegebenenfalls den Journaleintrag.
Rechnungskorrektur statt manuellem Workaround verwenden
Abschnitt betitelt „Rechnungskorrektur statt manuellem Workaround verwenden“Wenn eine finale Rechnung falsch ist, sollte sie nicht manuell außerhalb des Systems korrigiert werden.
Verwenden Sie stattdessen die dafür vorgesehenen Prozesse zur Stornierung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift, damit Buchhaltung, Ereignisverlauf und Dokumentation nachvollziehbar bleiben.
API-Hinweis
Abschnitt betitelt „API-Hinweis“Für API-Nutzer sind Rechnungen, Quittungen und eRechnungen Teil mehrerer fachlicher Ressourcen.
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Invoice | Abrechnungsdokumente wie Rechnungen, eRechnungen oder Rechnungskorrekturen |
| Payment | Zahlungsvorgänge, Zahlungsstatus und Erstattungen |
| Order | Ursprung vieler abrechnungsrelevanter Prozesse |
| Subscription | Laufende Leistung, die abgerechnet wird |
| Document | Erzeugte oder hochgeladene Dokumente |
| Event History | Ereignisse zu Dokumenterstellung, Versand, Zahlung oder Stornierung |
| Journal | Buchhalterische Einträge und Nachvollziehbarkeit |
Die technische API-Referenz beschreibt die verfügbaren Endpunkte, Parameter und Antwortformate.