Steuern und Währungen
Steuern und Währungen sind zentrale Bestandteile der Abrechnung in tebio.
Sie beeinflussen, wie Preise verwaltet werden, welche Steuerbeträge berechnet werden, welche Summen auf Rechnungen erscheinen und ob eRechnungen erstellt werden können.
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Konzepte rund um Währungen, Steuerlogik, B2B/B2C-Konfiguration, Reverse Charge und Rechnungsausweis.
Grundprinzip
Abschnitt betitelt „Grundprinzip“Die Steuer- und Währungslogik in tebio wird durch mehrere Faktoren bestimmt:
| Faktor | Einfluss |
|---|---|
| Kontokonfiguration | B2B oder B2C, Netto- oder Brutto-Preislogik |
| Produktpreis | Währung und Preisbasis |
| Produktsteuerkategorie | steuerliche Behandlung des Produkts oder der Leistung |
| Kundentyp | Privatkunde oder Geschäftskunde |
| Kundenadresse | Land und steuerlich relevante Adresse |
| USt.-ID / VAT-ID | relevant für B2B und Reverse Charge |
| Steuerkatalog | verfügbare Steuersätze und Länder |
| Rechnungslogik | Rechnung, Quittung, eRechnung, Steuerberechnung und Rundung |
| Zeitpunkt der Leistung | relevant bei zeitabhängigen Steuersätzen |
Währungen
Abschnitt betitelt „Währungen“In tebio wird jeder Preis in einer bestimmten Währung verwaltet.
Typische Währungen sind zum Beispiel:
- EUR
- USD
- CHF
- GBP
Die Währung wird in der Regel nach ISO-4217-Code angegeben.
Währungen an Produkten, Optionen und Preisen
Abschnitt betitelt „Währungen an Produkten, Optionen und Preisen“Wenn Sie Preise für Produkte oder Optionen definieren, legen Sie diese Preise in einer bestimmten Währung an.
Diese Währung beeinflusst anschließend:
- Bestellung
- Subscription
- Rechnung oder Quittung
- Zahlung
- Erstattung
- Finanz-Journal
- Reporting und Export
Eine Subscription wird typischerweise in der Währung des zugrunde liegenden Produkt- oder Optionspreises abgerechnet.
Wenn Sie dieselbe Leistung in mehreren Währungen anbieten möchten, sollten Sie entsprechende Preise, Preislisten oder Produkte für die jeweiligen Zielmärkte konfigurieren.
Keine beliebige Währungsmischung innerhalb einer Rechnung
Abschnitt betitelt „Keine beliebige Währungsmischung innerhalb einer Rechnung“Für eine saubere Abrechnung sollten Rechnungen und Quittungen konsistent in einer Währung erstellt werden.
Mischen Sie innerhalb eines Abrechnungsdokuments keine Preise unterschiedlicher Währungen.
Wenn Sie Kunden in mehreren Ländern oder Währungsräumen bedienen, empfiehlt sich eine klare Preis- und Produktstruktur.
Beispiele:
- Produktpreis in EUR für Kunden im Euro-Raum
- Produktpreis in CHF für Kunden in der Schweiz
- Produktpreis in USD für internationale Kunden
- separate Preislisten für unterschiedliche Märkte
Währungsumrechnung
Abschnitt betitelt „Währungsumrechnung“tebio verwaltet Preise und Abrechnungsbeträge in der jeweils konfigurierten Währung.
Wenn eine Leistung in einer anderen Währung angeboten oder abgerechnet werden soll, sollte dafür ein passender Preis in dieser Währung konfiguriert werden.
Vermeiden Sie es, Währungsumrechnung erst nachträglich außerhalb der Abrechnung vorzunehmen, wenn die Rechnung, Zahlung und Buchhaltung in einer bestimmten Währung konsistent bleiben sollen.
B2B und B2C: Netto- oder Brutto-Preislogik
Abschnitt betitelt „B2B und B2C: Netto- oder Brutto-Preislogik“Ein besonders wichtiger Einflussfaktor wird bereits bei der Registrierung festgelegt: die primäre Zielgruppe Ihrer Produkte.
Dabei wird unterschieden zwischen:
- Privatkunden (B2C)
- Geschäftskunden (B2B)
Diese Auswahl bestimmt, ob Preise in tebio inklusive oder exklusive Steuern verwaltet werden.
B2C: Preise inklusive Steuern
Abschnitt betitelt „B2C: Preise inklusive Steuern“Bei Auswahl von Privatkunden (B2C) werden Preise brutto, also inklusive Steuern, verwaltet und angezeigt.
Die Steuerberechnung erfolgt von brutto zu netto.
Das bedeutet: Aus dem Bruttobetrag werden Steuerbetrag und Nettobetrag rechnerisch abgeleitet.
Beispiel:
Ein Preis wird als 11,90 € inklusive Steuer gepflegt.
tebio berechnet daraus:
- Bruttobetrag
- enthaltene Steuer
- Nettobetrag
Da bei dieser Berechnungslogik Rundungsdifferenzen entstehen können, werden bei B2C-Konfiguration keine eRechnungen erstellt.
B2B: Preise exklusive Steuern
Abschnitt betitelt „B2B: Preise exklusive Steuern“Bei Auswahl von Geschäftskunden (B2B) werden Preise netto, also exklusive Steuern, verwaltet und angezeigt.
Die Steuerberechnung erfolgt von netto zu brutto.
Das bedeutet: Auf den Nettobetrag wird die Steuer berechnet. Daraus ergibt sich der Bruttobetrag.
Beispiel:
Ein Preis wird als 10,00 € netto gepflegt.
tebio berechnet daraus:
- Nettobetrag
- Steuerbetrag
- Bruttobetrag
Diese Logik ist die Grundlage für eine saubere B2B-Abrechnung und für eRechnungen, sofern die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind.
Warum diese Auswahl wichtig ist
Abschnitt betitelt „Warum diese Auswahl wichtig ist“Die B2B-/B2C-Auswahl beeinflusst die gesamte Preis- und Steuerlogik Ihres Kontos.
| Auswahl | Preisverwaltung | Steuerberechnung | eRechnung |
|---|---|---|---|
| B2C | brutto, inklusive Steuern | brutto zu netto | nein |
| B2B | netto, exklusive Steuern | netto zu brutto | ja, sofern Voraussetzungen erfüllt sind |
Diese Auswahl sollte daher vor der produktiven Nutzung sorgfältig geprüft werden.
Steuerkatalog
Abschnitt betitelt „Steuerkatalog“Die Steuerberechnung basiert auf den in tebio konfigurierten Steuersätzen.
Im Bereich Steuern können Steuersätze eingesehen und bei Bedarf ergänzt werden.
Typischerweise umfasst der Steuerkatalog:
- Länder
- Standardsteuersätze
- ermäßigte Steuersätze
- Steuerkategorien
- Gültigkeitszeiträume
- Zuordnungen für Produkte oder Leistungen
Die Steuersätze für Dienstleistungen und Waren innerhalb der EU sind systemseitig vorkonfiguriert und können eingesehen werden.
Wenn weitere Länder, Sonderfälle oder zusätzliche Steuersätze benötigt werden, können diese je nach Berechtigung und Verantwortung ergänzt werden.
Welche Faktoren bestimmen den Steuersatz?
Abschnitt betitelt „Welche Faktoren bestimmen den Steuersatz?“Welcher Steuersatz angewendet wird, hängt von mehreren Faktoren ab.
Typische Einflussgrößen sind:
- Steuerliche Kategorie des Verkäufers
- Steuerliche Kategorie des Käufers
- Steuerkategorie des Produkts
- Land oder Adresse des Kunden
- Kundentyp: Privatkunde oder Geschäftskunde
- USt.-ID / VAT-ID bei Geschäftskunden
- Zeitpunkt der Leistung oder des abrechenbaren Ereignisses
- Konfiguration im Steuerkatalog
Beispiel:
Eine Software-Subscription, ein digitales Verlagserzeugnis und ein physisches Produkt können steuerlich unterschiedlich behandelt werden.
Deshalb ist es wichtig, Produkte korrekt zu kategorisieren und Kundendaten vollständig zu erfassen.
Produktsteuerkategorie
Abschnitt betitelt „Produktsteuerkategorie“Die Produktsteuerkategorie beschreibt, wie ein Produkt oder eine Option steuerlich einzuordnen ist.
Beispiele:
- digitale Dienstleistung
- Software
- physisches Produkt
- Versand
- ermäßigt besteuertes Produkt
- steuerfreie oder besondere Leistung
Die Produktsteuerkategorie wirkt zusammen mit Käufer, Verkäufer und Steuerkatalog auf den anzuwendenden Steuersatz.
Wenn die Produktsteuerkategorie falsch gepflegt ist, kann die Steuerberechnung falsch ausfallen.
Kundenadresse und Land
Abschnitt betitelt „Kundenadresse und Land“Die Kundenadresse ist ein wichtiger Faktor für die Steuerberechnung.
Je nach Geschäftsmodell und Zielmarkt kann insbesondere die Rechnungsadresse relevant sein.
Typische Gründe:
- Ermittlung des Landes des Kunden
- Anwendung nationaler oder internationaler Steuersätze
- Prüfung von B2B-/B2C-Konstellationen
- Ermittlung von Reverse-Charge-Fällen
- Erzeugung korrekter Rechnungsangaben
Für Geschäftskunden ist die Rechnungsadresse besonders wichtig, weil sie zur steuerlichen Behandlung beitragen kann.
USt.-ID / VAT-ID
Abschnitt betitelt „USt.-ID / VAT-ID“Bei Geschäftskunden kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle spielen.
Sie ist insbesondere relevant für B2B-Geschäfte innerhalb der Europäischen Union.
Wenn eine gültige USt.-ID hinterlegt ist und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind, kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen.
Reverse Charge
Abschnitt betitelt „Reverse Charge“Das Reverse-Charge-Verfahren beschreibt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft.
In bestimmten B2B-Konstellationen schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger.
Typischer Anwendungsfall:
Ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland erbringt eine steuerlich relevante Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat.
Wenn beim Kunden eine gültige USt.-ID hinterlegt ist und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Der Kunde schuldet die Steuer dann in seinem Land.
In tebio kann dies dazu führen, dass:
- der Steuersatz mit 0 % angewendet wird
- die USt.-ID des Kunden auf der Rechnung erscheint
- ein entsprechender Reverse-Charge-Hinweis auf dem Rechnungsdokument ausgegeben wird
- die Rechnung oder eRechnung die erforderlichen steuerlichen Angaben enthält
Ob Reverse Charge im konkreten Fall angewendet werden darf, hängt von den steuerlichen Rahmenbedingungen und der korrekten Konfiguration ab.
Beispiel: B2B innerhalb der EU
Abschnitt betitelt „Beispiel: B2B innerhalb der EU“Ein deutsches Unternehmen verkauft eine Software-Subscription an ein französisches Unternehmen.
Voraussetzungen:
- Kunde ist Geschäftskunde
- französische USt.-ID ist hinterlegt
- Produktsteuerkategorie ist korrekt konfiguriert
- Steuerkatalog unterstützt den Fall
- Rechnungsadresse und Land sind korrekt gepflegt
Mögliches Ergebnis:
- Rechnung wird netto ausgestellt
- Umsatzsteuer wird nicht berechnet
- Reverse-Charge-Hinweis wird ausgegeben
- USt.-ID des Kunden erscheint auf dem Dokument
Beispiel: B2C innerhalb der EU
Abschnitt betitelt „Beispiel: B2C innerhalb der EU“Ein deutsches Unternehmen verkauft eine digitale Subscription an einen Privatkunden in Österreich.
Typische Logik:
- Kunde ist Privatkunde
- keine USt.-ID
- B2C-Preislogik gilt
- Preis wird brutto verwaltet
- tebio ermittelt den anzuwendenden Steuersatz anhand der Konfiguration
- Steuerbetrag wird aus dem Bruttobetrag abgeleitet
Wenn unterschiedliche Länder beliefert werden, sollte der Steuerkatalog entsprechend geprüft werden.
Zeitpunkt der Steuerermittlung
Abschnitt betitelt „Zeitpunkt der Steuerermittlung“Steuersätze können sich im Zeitverlauf ändern.
Deshalb ist nicht nur das Land oder Produkt relevant, sondern auch der Zeitpunkt des abrechenbaren Ereignisses oder der Leistung.
Typische Beispiele:
- Aktivierungsgebühr
- wiederkehrende Gebühr
- Beendigungsgebühr
- nutzungsbasierte Gebühr
- Versandkosten
- einmalige Bestellung
Bei wiederkehrenden Gebühren kann der relevante Zeitraum der Leistung maßgeblich sein.
Wenn sich ein Steuersatz während eines Leistungszeitraums ändert, sollte die steuerliche Behandlung fachlich geprüft werden.
Steuerberechnung bei Rabatten
Abschnitt betitelt „Steuerberechnung bei Rabatten“Rabatte beeinflussen die Bemessungsgrundlage für die Steuer.
Das bedeutet:
Die Steuer wird auf den rabattierten Betrag berechnet.
Je nach Rabattart kann der Rabatt bereits während des Rating-Prozesses oder erst im Billrun berücksichtigt werden.
Typische Rabattarten:
- Rabatt auf Einrichtungsgebühr
- Rabatt auf wiederkehrende Gebühr
- volumenabhängiger Rabatt
- kundenindividueller Rabatt
- Billing-time Discount
Achten Sie darauf, dass Rabatte und Steuerlogik fachlich zusammenpassen.
Steuerberechnung bei Proration
Abschnitt betitelt „Steuerberechnung bei Proration“Auch anteilige Berechnungen beeinflussen die Steuerbeträge.
Wenn eine Subscription mitten in einer Serviceperiode startet, endet, pausiert oder geändert wird, können anteilige Positionen entstehen.
Die Steuer wird dann auf den anteiligen Betrag berechnet.
Die genaue Darstellung hängt ab von:
- Preislogik
- Steuerlogik
- Rundung
- Rechnungseinstellungen
- Aggregation der Rechnungspositionen
- Detailgrad des Invoice Detail Reports
Darstellung auf der Rechnung
Abschnitt betitelt „Darstellung auf der Rechnung“Das Rechnungsdokument zeigt die steuerlich relevanten Informationen transparent an.
Typische Angaben sind:
- Netto-Beträge
- Steuerbeträge
- Brutto-Beträge
- Steuerbetrag je Steuersatz
- USt.-ID des Verkäufers
- USt.-ID des Kunden, sofern vorhanden
- Reverse-Charge-Hinweis, sofern relevant
- Rechnungsadresse
- Leistungszeitraum
- Produkt- oder Positionsbeschreibung
Wenn mehrere Steuersätze auf einer Rechnung vorkommen, können Steuerbeträge nach Steuersatz gruppiert ausgewiesen werden.
Darstellung bei B2B
Abschnitt betitelt „Darstellung bei B2B“Bei B2B-Rechnungen stehen Netto-Beträge und Steueraufschläge im Vordergrund.
Typische Darstellung:
- Positionen netto
- Steuerbetrag
- Gesamtbetrag brutto
- USt.-ID
- Reverse-Charge-Hinweis, falls relevant
- strukturierte Daten für eRechnung, sofern aktiviert und zulässig
Darstellung bei B2C
Abschnitt betitelt „Darstellung bei B2C“Bei B2C-Rechnungen oder Quittungen stehen Bruttopreise im Vordergrund.
Typische Darstellung:
- Positionen inklusive Steuer
- enthaltener Steuerbetrag
- Gesamtbetrag inklusive Steuer
- kein eRechnungsformat aufgrund der Brutto-zu-Netto-Logik
eRechnung und Steuerlogik
Abschnitt betitelt „eRechnung und Steuerlogik“eRechnungen setzen eine saubere strukturierte Darstellung von Rechnungsdaten voraus.
In tebio sind eRechnungen für B2B-Szenarien vorgesehen, bei denen Preise netto verwaltet und Steuern von netto zu brutto berechnet werden.
Bei B2C-Konfiguration werden Preise brutto verwaltet. Die Steuer wird aus dem Bruttobetrag abgeleitet. Dabei können Rundungsdifferenzen entstehen, die eine valide eRechnung verhindern können.
Daher gilt:
| Konfiguration | eRechnung |
|---|---|
| B2B, Netto-zu-Brutto | möglich, sofern weitere Voraussetzungen erfüllt sind |
| B2C, Brutto-zu-Netto | nicht vorgesehen |
Währungen und Zahlungen
Abschnitt betitelt „Währungen und Zahlungen“Die Währung einer Rechnung sollte zur Währung des zugrunde liegenden Preises und der Zahlung passen.
Typische Zusammenhänge:
- Produktpreis wird in EUR gepflegt.
- Subscription wird in EUR abgerechnet.
- Rechnung wird in EUR erstellt.
- Zahlung wird in EUR verarbeitet.
- Journal und Reporting führen die Beträge in EUR.
Wenn unterschiedliche Währungen unterstützt werden sollen, sollten die jeweiligen Preise und Zahlungsprozesse entsprechend konfiguriert werden.
Währungen und Finanzbuchhaltung
Abschnitt betitelt „Währungen und Finanzbuchhaltung“Währungen wirken sich auch auf Finance- und Buchhaltungsprozesse aus.
Relevant sind unter anderem:
- Rechnungswährung
- Zahlungswährung
- Journalbuchungen
- Exporte
- offene Posten
- Erstattungen
- Reports
Wenn Sie mehrere Währungen nutzen, sollten Sie mit Ihrem Finance-Team klären, wie diese in Buchhaltung, Reporting und Exporten verarbeitet werden sollen.
Typische Fehler vermeiden
Abschnitt betitelt „Typische Fehler vermeiden“B2B- und B2C-Preislogik vermischen
Abschnitt betitelt „B2B- und B2C-Preislogik vermischen“Innerhalb eines Kontos sollte klar sein, ob Preise brutto oder netto verwaltet werden.
B2B und B2C haben unterschiedliche Auswirkungen auf Steuerberechnung, Rundung und eRechnung.
USt.-ID bei B2B-Kunden nicht erfassen
Abschnitt betitelt „USt.-ID bei B2B-Kunden nicht erfassen“Für B2B-Geschäfte, insbesondere innerhalb der EU, ist die USt.-ID häufig steuerlich relevant.
Fehlt sie, kann Reverse Charge möglicherweise nicht angewendet werden.
Produktsteuerkategorie falsch pflegen
Abschnitt betitelt „Produktsteuerkategorie falsch pflegen“Eine falsche Steuerkategorie kann zu falschen Steuersätzen führen.
Prüfen Sie Produkt- und Optionskonfigurationen sorgfältig.
Steuerkatalog nicht prüfen
Abschnitt betitelt „Steuerkatalog nicht prüfen“Wenn Sie in neue Länder verkaufen oder neue Produkttypen anbieten, sollten Sie prüfen, ob die passenden Steuersätze und Steuerkategorien vorhanden sind.
Währungen nachträglich mischen
Abschnitt betitelt „Währungen nachträglich mischen“Vermeiden Sie Abrechnungsprozesse, bei denen Produktpreis, Rechnung, Zahlung und Buchhaltung in unterschiedlichen Währungen geführt werden, ohne dass dies fachlich und buchhalterisch sauber geplant ist.
Reverse Charge automatisch annehmen
Abschnitt betitelt „Reverse Charge automatisch annehmen“Reverse Charge setzt bestimmte Voraussetzungen voraus.
Prüfen Sie Kundentyp, Land, USt.-ID, Produktart und steuerliche Konfiguration.
eRechnung bei B2C erwarten
Abschnitt betitelt „eRechnung bei B2C erwarten“Bei B2C-Konfiguration mit Brutto-zu-Netto-Berechnung werden keine eRechnungen erstellt.
Best Practices
Abschnitt betitelt „Best Practices“- Legen Sie vor dem Live-Gang fest, ob Ihr Konto B2B oder B2C ausgerichtet ist.
- Pflegen Sie Preise konsequent brutto oder netto entsprechend der Kontokonfiguration.
- Prüfen Sie Steuerkategorien für Produkte und Optionen.
- Erfassen Sie bei Geschäftskunden die USt.-ID, sofern relevant.
- Prüfen Sie den Steuerkatalog für Ihre Zielmärkte.
- Testen Sie internationale Steuerfälle im Playground.
- Prüfen Sie Rechnungsdokumente vor dem Live-Gang.
- Stimmen Sie Sonderfälle mit Steuerberatung und Finance-Team ab.
- Verwenden Sie je Zielmarkt passende Preise oder Preislisten.
- Prüfen Sie eRechnung nur für geeignete B2B-Szenarien.
API-Hinweis
Abschnitt betitelt „API-Hinweis“Für API-Integrationen sind insbesondere folgende Bereiche relevant:
| Bereich | Bedeutung |
|---|---|
| Customer | Kundentyp, Adresse, Land und USt.-ID |
| Product / Option | Preis, Währung und Steuerkategorie |
| Order | Bestellung mit Kunden-, Produkt- und Zahlungsdaten |
| Subscription | konkrete gebuchte Leistung und Abrechnungswährung |
| Billing | Rating, Steuerberechnung und Billrun |
| Invoice / Receipt | Steuerbeträge, Summen und Dokumentart |
| Payment | Zahlungswährung und Zahlungsstatus |
| Journal | buchhalterische Dokumentation |
| Document | gerenderte Rechnung, Quittung oder eRechnung |
Die genaue technische Umsetzung der Endpunkte, Parameter und Statuswerte ist in der API-Referenz beschrieben.