Dokumente einsehen (Bestellung)

Im Rahmen einer Bestellung können Dokumente entstehen oder hochgeladen werden. Im Reiter Dokumente werden Dokumente angezeigt, die im Rahmen des Checkout-Prozesses hochgeladen wurden (z. B. ein Berechtigungsnachweis wie ein Studierendenausweis oder ein unterschriebener Vertrag). Von tebio generierte Dokumente (wie z. B. Rechnungen oder Bestellbestätigungen) werden hier nicht angezeigt.

Das tebio Business-Portal bietet in der Detailansicht jeder Bestellung einen eigenen Bereich, um diese Dokumente einzusehen und bei Bedarf herunterzuladen.

Wann brauche ich diese Funktion?

Nutzen Sie diesen Bereich, wenn Sie:

• Sie möchten prüfen, ob ein Kunde den für einen Rabatt erforderlichen Berechtigungsnachweis erbracht hat.
• Sie möchten eine Bestellung freigeben und dafür hochgeladene Nachweise (z. B. Verträge) des Kunden manuell validieren müssen.

Voraussetzungen

• Dokumentenherkunft: Die Liste umfasst ausschließlich Uploads aus dem Hosted-Page-Checkout. Spätere Uploads durch den Kundenservice oder den Kunden werden hier nicht angezeigt.
• Leserechte: Für den Button Download benötigen Sie entsprechende Berechtigungen. Sollte der Button bei Ihnen fehlen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
• Sie benötigen die erforderlichen Berechtigungen im Business-Portal für diesen Vorgang.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie im Hauptmenü des Portals zum Bereich Bestellungen.
2. Suchen Sie in der Bestellliste nach der gewünschten Order (siehe Bestellung suchen).
3. Klicken Sie auf die entsprechende Zeile, um die Detailansicht der Bestellung zu öffnen.
4. Wechseln Sie auf der rechten Seite in den Reiter Dokumente.
5. Sie sehen nun eine Tabelle mit allen mit dieser Bestellung verknüpften Dateien.
6. Um eine Datei herunterzuladen, klicken Sie in der Spalte Ansehen auf den Link Download.

Verfügbare Informationen

Die Tabelle im Reiter Dokumente zeigt folgende Metadaten zu jeder Datei:

• Name: Der ursprüngliche Dateiname (z. B. IMG_1234.JPG oder nachweis.pdf).
• Beschreibung: Optionale Zusatzinformationen, die den inhaltlichen Typ des Dokuments näher spezifizieren (z. B. “Studierendenausweis”).
• Datum: Das Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.
• Ansehen: Bietet die Aktion Download, um das Dokument herunterzuladen und anzusehen.

Hinweise und typische Fehler

• Leere Liste: Wenn die Tabelle leer ist, hat der Kunde im Checkout-Prozess keine Dokumente hochgeladen. Wenn für das Produkt ein Nachweis erforderlich ist, sollten Sie den Kunden kontaktieren.
• Nachträgliche Dokumenten-Uploads: Alles, was der Kunde nicht direkt im Rahmen des Bestellprozesses über die Hosted-Page hochgeladen hat, kann nicht nachträglich an diese Bestellung angehängt werden. Solche Dokumente werden stattdessen im Business-Portal direkt am Kunden oder an der resultierenden Subscription hochgeladen und gespeichert. Der Kunde selbst kann weitere Dokumente auch über das Self-Care-Portal oder über ein Helpdesk-Ticket nachreichen.

Ergebnis

Sie haben die Dokumentenliste aufgerufen, die Metadaten geprüft und das benötigte Dokument zur weiteren Validierung heruntergeladen.

API-Hinweise

Wenn Sie Dokumente über die API abfragen oder herunterladen möchten (beispielsweise für die Archivierung in einem eigenen ERP-System), nutzen Sie die folgenden Endpunkte der Dokumenten-API:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
/v1/document/search	POST	Dokumente suchen, zum Beispiel nach orderUuid	searchDocument
/v1/document/{uuid}/download	GET	Dokumentdatei herunterladen	downloadDocument

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