Rechnung erstellen

Im tebio Business-Portal gibt es standardmäßig keinen Standardprozess, bei dem Sie eine Rechnung frei manuell erstellen. Die Plattform ist auf automatisierte Abrechnung ausgelegt. Rechnungen (sowie Quittungen und Rechnungskorrekturen) werden systemseitig erzeugt, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Dieser Artikel erklärt die wesentlichen Konzepte, die Zeitpunkt, Inhalt und Darstellung der Rechnungserstellung steuern.

Wann wird eine Rechnung erstellt?

Der Zeitpunkt der Rechnungserstellung hängt vom automatisierten Abrechnungszyklus ab:

Automatisierte Abrechnungsläufe (Billruns): Die zentrale Grundlage der Rechnungserstellung sind sogenannte Billruns. Ein Billrun ist ein automatisierter Hintergrundprozess, der in regelmäßigen Abständen (z. B. täglich oder monatlich) über alle aktive Subscriptions des Systems läuft.
Der Billrun prüft, ob für eine Subscription die nächste Abrechnungsperiode erreicht ist. Ist dies der Fall, kalkuliert das System die anfallenden Gebühren (Grundgebühren, nutzungsbasierte Gebühren, Rabatte) und erzeugt die Rechnung.

Voraussetzungen und Einschränkungen

Damit eine Rechnung korrekt erzeugt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen im System erfüllt sein:

Aktiver Billrun: Die automatisierten Abrechnungsläufe müssen für Ihren Mandanten konfiguriert und aktiv sein.
Produkte: Es müssen Produkte mit definierten Preisen und Abrechnungsintervallen (Bill Cycle Frequency) vorhanden und bestellt worden sein.
Steuerkatalog: Ein gültiger Steuerkatalog muss für Ihr Szenario konfiguriert sein, damit Steuersätze berechnet werden können. Für Deutschland und die EU sind alle gängigen Szenarien in der tebio Plattform vorkonfiguriert.

Darstellung und Inhalt der Rechnung

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Layout und Design

Das optische Erscheinungsbild des generierten PDF-Dokuments wird durch eine globale Dokumenten-Vorlage gesteuert (sog. White-Label-Rechnungsvorlage). Das System nutzt im Hintergrund diese standardisierte Vorlage. Diese Vorlage gibt die Struktur (Kopfzeile, Positionstabelle, Fußzeile, Summenblock) vor.

Informationen zur Anpassung und Konfiguration der Vorlage (wie z. B. das Hochladen eines eigenen Firmenlogos oder das Definieren von Fußzeilen und Absenderinformationen) lesen Sie bitte den detaillierten Artikel Rechnungseinstellungen verwalten.

Inhalte der Rechnung

Die textlichen und finanziellen Inhalte der Rechnung setzen sich aus den Stammdaten der verschiedenen Plattformkomponenten zusammen:

Empfängerdaten: Name und Rechnungsadresse stammen aus den Stammdaten des Kunden oder Vertriebspartners.
Positionstexte und Beträge: Werden aus der Produktkonfiguration übernommen. Die Namen der Produkte werden so auf der Rechnung angezeigt, wie sie im Katalog benannt sind.
Steuern: Das System errechnet die Steuern anhand des konfigurierten Steuerkatalogs.
Zahlungsinformationen: tebio zeigt automatisch die passenden Zahlungsinformationen für jede Bezahlmethode auf die Rechnung.
- Bei SEPA-Lastschrift werden beispielsweise die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID mit aufgedruckt.
- Bei Überweisung werden die korrekte Bankverbindung sowie ein EPC-QR-Code (für Banking-Apps) aufgedruckt, damit der Kunde die Zahlung einfacher in einer Banking-App erfassen kann.

Hinweise und typische Fehler

Fehlende Logo-Konfiguration: Wenn in den Rechnungseinstellungen kein Logo hochgeladen wurde, bleibt der entsprechende Platzhalter in der White-Label-Invoice leer.
Falsche Positionstexte: Kontrollieren Sie bei Tippfehlern auf der Rechnung stets die Quell-Komponente (z. B. den Produktkatalog), da die Rechnung die Werte lediglich referenziert.

Ergebnis

Das System generiert automatisch im Hintergrund PDF-Rechnungen im finalen Status (Final), die an den Kunden kommuniziert und an das Finanzjournal übergeben werden können.

API-Hinweise

Die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen können über folgende API-Endpunkte automatisiert werden:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
`/v1/invoice`	POST	Rechnung erstellen	createInvoice