Subscription bearbeiten

Während der Laufzeit einer Subscription können Änderungen erforderlich werden: Kunden möchten zum Beispiel pausieren, Optionen hinzubuchen, Rabatte erhalten oder die Subscription kündigen. Das tebio Business-Portal bietet Ihnen die nötigen Funktionen, um diese Vorgänge abzubilden und nachvollziehbar zu steuern.

Wann brauche ich diese Funktion?

Sobald eine Subscription für einen Kunden existiert, können Sie Anpassungen vornehmen. Das Portal unterscheidet dabei zwischen zwei Hauptaktionen:

• Details anzeigen: Nutzen Sie diesen Bereich für administrative und informative Aufgaben. Hier können Sie die Historie prüfen, Eigenschaften und Ressourcen (wie Lizenzschlüssel) zuweisen, Dokumente hochladen oder den allgemeinen Subscription-Status (z. B. eine Sperre) anpassen.
• Abo verwalten: Dies ist Ihr Werkzeug für kommerzielle und tarifliche Eingriffe. Hier führen Sie Plan- oder Produktwechsel durch, buchen Optionen, richten Pausen ein, gewähren Rabatte oder kündigen die Subscription.

Voraussetzungen

• Sie benötigen Zugriff auf das tebio Business-Portal mit den entsprechenden Rechten zur Vertragsverwaltung.
• Die zu bearbeitende Subscription muss bereits im System existieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Subscription zur Bearbeitung öffnen

Obwohl es auch die Möglichkeit der direkten Subscription-Suche gibt, ist ein häufig genutzter Weg der über die Kundenansicht:

1. Navigieren Sie zu Kunden und öffnen Sie die gewünschte Kundenansicht.
2. Der Reiter Abos ist standardmäßig geöffnet.
3. Suchen Sie die gewünschte Subscription in der Liste und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag.
4. Wählen Sie nun, je nach Vorhaben, entweder Details anzeigen oder Abo verwalten.

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Bereich 1: Details anzeigen (Verwaltung und Historie)

In dieser Ansicht haben Sie den Überblick über technische und kaufmännische Informationen der Subscription.

Hier stehen Ihnen folgende wesentliche Funktionen zur Verfügung:

Eigenschaften hinzufügen

Über den Dialog Eigenschaften können Sie dem Abo spezifische Metadaten zuweisen (basierend auf den vorab konfigurierten Eigenschaften, siehe dazu Artikel Eigenschaften konfigurieren). Das ist nützlich für Auswertungen oder interne Steuerungen (z. B. Hinterlegen eines Kündigungsgrundes).

Status ändern

Sie können den Status einer Subscription ändern:

• Status Gesperrt: Die Rechnungsstellung und Berechnung laufen regulär weiter. Allerdings wird, je nach Systemkonfiguration, der physische oder digitale Zugriff des Kunden auf die Leistung unterbrochen.
• Status Deaktiviert: Dies beendet die Subscription. Das Vertragsverhältnis wird (wahlweise sofort oder zu einem bestimmten Datum) endgültig beendet.

Dokumente und Ressourcen

In den entsprechenden Reitern können Sie dem Vertrag Ressourcen zuweisen (wie Seriennummern von Hardware oder Lizenz-Keys) oder vertragsrelevante Dokumente (Nutzungsbedingungen, Verträge) hochladen.

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Bereich 2: Abo verwalten (Kommerzielle Änderungen)

Dieser Bereich dient kommerziellen Änderungen während der Laufzeit.

Sie sehen hier das Hauptprodukt sowie die gebuchten und verfügbaren Optionen. Über “Details einblenden” können Sie zudem die vertraglichen Konditionen (z. B. Postpaid, monatlich) offenlegen.

Optionen pausieren

Wenn eine Leistung vorübergehend ausgesetzt werden soll, können Sie nicht nur das Hauptprodukt, sondern alternativ auch nur gezielt einzelne Optionen (z. B. die Zustellung einer Zeitung) über das 3-Punkte-Menü temporär pausieren.

Tarif / Optionen wechseln

Möchte der Kunde beispielsweise von einer Option zu einer anderen Option wechseln, öffnen Sie den Wechsel-Dialog. Hier sehen Sie die neuen Kosten und legen fest, ob der Wechsel sofort oder terminiert (z. B. zum Monatswechsel) stattfinden soll.

Abo kündigen

Ganz unten links in der “Abo verwalten”-Maske finden Sie den Button Abo kündigen. (Alternativ lässt sich ein Abo, wie oben beschrieben, auch über die Statusänderung in der Detailansicht deaktivieren). Im Kündigungs-Dialog wählen Sie das Enddatum und erfassen optional den Kündigungsgrund.

Ergebnis

Jede getätigte Änderung an der Subscription wird vom System protokolliert. Im Reiter Ereignisse (unter “Details anzeigen”) ist lückenlos dokumentiert, welcher konkrete Benutzer (Mitarbeiter, Kunde, System) wann eine Änderung, Pause oder Statusanpassung vorgenommen hat. Terminierte Vorgänge (wie ein späterer Optionswechsel) werden in die Warteschlange gelegt und zum Stichtag automatisch ausgeführt.

Hinweise und typische Fehler

Kündigung während Pausen

Während einer laufenden oder geplanten Pause können Sie das Abonnement nicht kündigen. Der Grund liegt in der kaufmännischen Berechnung: Pausen verändern die Restlaufzeit. Sie haben direkten Einfluss auf die Berechnung der Mindestlaufzeit und verschieben den nächstmöglichen Kündigungszeitpunkt in die Zukunft. Eine Kündigung während einer Pause kann zu fehlerhaften Laufzeit- oder Abrechnungsberechnungen führen. Lösung: Beenden oder stornieren Sie zuerst die Pause, bevor Sie die Kündigung erfassen.

• Gesperrt vs. Deaktiviert: Unterscheiden Sie die Statusoptionen sorgfältig. “Gesperrt” ist eine Maßnahme bei z. B. Zahlungsverzug – die Rechnungsstellung läuft weiter. Nur “Deaktiviert” (oder die reguläre Kündigung) stoppt den Rechnungszyklus dauerhaft.

API-Hinweise

Über die REST-API können Sie diese Vorgänge auch aus externen Systemen (zum Beispiel App oder ERP-System) steuern:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
/v1/subscription	GET	Subscriptions suchen	searchSubscription
/v1/subscription	POST	Subscription erstellen	createSubscription
/v1/subscription/{uuid}/deactivate	POST	Subscription deaktivieren (kündigen)	deactivateSubscription
/v1/subscription/{subscriptionUuid}/rescind-scheduled-option-change	POST	Geplanten Optionswechsel widerrufen	rescindScheduledOptionChange
/v1/subscription/extSubscriptionRef/{extSubscriptionRef}/deactivate	POST	Subscription über externe Referenz deaktivieren	deactivateSubscriptionByExtSubscriptionRef
/v1/subscription/{uuid}/status	POST	Subscription-Status setzen (z. B. sperren)	setSubscriptionStatus
/v1/subscription/extSubscriptionRef/{extSubscriptionRef}/status	POST	Subscription-Status über externe Referenz setzen	setSubscriptionStatusByExtSubscriptionRef
/v1/subscription/{uuid}	GET	Subscription abrufen	getSubscription
/v1/subscription/{uuid}	PATCH	Subscription-Metadaten aktualisieren	updateSubscription
/v1/subscription/extSubscriptionRef/{extSubscriptionRef}	GET	Subscription über externe Referenz abrufen	getSubscriptionByExtSubscriptionRef
/v1/subscription/extSubscriptionRef/{extSubscriptionRef}	PATCH	Subscription über externe Referenz aktualisieren	updateSubscriptionByExtSubscriptionRef
/v1/subscription/{uuid}/options	POST	Optionen der Subscription wechseln/buchen	changeSubscriptionOptions
/v1/subscription/{uuid}/product-change	POST	Produktwechsel durchführen	subscriptionProductChange
/v1/subscription/{sourceSubscriptionUuid}/cancel-productchange	POST	Geplanten Produktwechsel abbrechen	cancelSubscriptionProductChange
/v1/subscription/extSubscriptionRef/{extSubscriptionRef}/options	POST	Optionen über externe Referenz wechseln	changeSubscriptionOptionsByExtSubscriptionRef
/v1/subscription/{subscriptionUuid}/cancel-deactivation	POST	Geplante Deaktivierung abbrechen	cancelScheduledSubscriptionDeactivation
/v1/subscription/{subscriptionUuid}/cancel-pause	POST	Geplante Pause für Hauptprodukt abbrechen	cancelScheduledSubscriptionPause
/v1/subscription/{subscriptionUuid}/option-instance/{optionInstanceUuid}/cancel-pause	POST	Geplante Pause für Option abbrechen	cancelScheduledSubscriptionOptionPause
/v1/subscription/extstatus	POST	Externen Status setzen	setSubscriptionExtStatus
/v1/subscription/event-history/{uuid}	GET	Ereignisverlauf der Subscription abrufen	getSubscriptionEventHistory
/v1/subscription/event-history	GET	Ereignisverlauf suchen	searchSubscriptionEventHistory
/v1/subscription/resource	GET	Ressourcen der Subscription suchen	searchSubscriptionResource
/v1/subscription/resource	POST	Ressourcen zur Subscription hinzufügen	createSubscriptionResource
/v1/subscription/resource	DELETE	Ressourcen der Subscription löschen	deleteSubscriptionResource
/v1/subscription/resource	PATCH	Ressourcen der Subscription aktualisieren	updateSubscriptionResource
/v1/subscription/resource/{uuid}	GET	Spezifische Ressource abrufen	getSubscriptionResource

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