Rechnung stornieren

Im tebio Business-Portal können Rechnungen, die sich bereits im Status Final oder einem vergleichbaren finalisierten Status befinden, aus Revisionsgründen nicht mehr inhaltlich bearbeitet werden. Um Fehler zu korrigieren, muss die Rechnung storniert werden. Dieser Prozess erstellt automatisch einen neuen Gegenbeleg (eine Rechnungskorrektur), der den Betrag der ursprünglichen Rechnung ausgleicht.

Wann brauche ich diese Funktion?

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie:

Feststellen, dass eine Rechnung falsche Positionen, Rabatte oder Steuersätze enthält.
Eine Rechnung auf eine falsche Rechnungsadresse oder einen falschen Rechnungsempfänger ausgestellt wurde.
Eine vertragliche Anpassung eine vollständige Gutschrift der bisherigen Forderung erfordert.

Voraussetzungen und Einschränkungen

Rechnungsstatus: Die Rechnung darf nicht bereits storniert sein. In der Regel muss sie sich im Status Final befinden.
Berechtigungen: Sie benötigen Bearbeitungsrechte für die Rechnungsverwaltung im Finanzbereich.
E-Mail-Vorlagen: Falls Sie den Kunden automatisch per E-Mail über die Stornierung benachrichtigen möchten, muss eine E-Mail-Vorlage für die Kategorie Rechnung storniert (invoicing.cancelInvoice) hinterlegt sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, die Sie stornieren möchten.
Scrollen Sie in der linken Seitenleiste nach unten zum Bereich Stornierung.
Klicken Sie auf den Button Stornieren. Es öffnet sich ein Dialog.
Füllen Sie die Felder im Dialog aus:
- Datum der Stornierung: Wählen Sie das gewünschte buchhalterische Datum für die Stornierung (Standard ist der heutige Tag).
- Stornierungsgrund: Geben Sie einen internen Grund ein (z. B. “Falschberechnung” oder “Falsche Adresse”), um die Aktion später nachvollziehen zu können.
- Automatisch Stornobeleg erstellen: Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn das System sofort ein PDF für die Rechnungskorrektur generieren soll.
- Kunden per E-Mail über die Stornierung benachrichtigen: Aktivieren Sie dies, um dem Kunden den Stornobeleg direkt per E-Mail zuzusenden (erfordert eine konfigurierte E-Mail-Vorlage).
Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Rechnung stornieren.

Ergebnis

Sobald die Stornierung erfolgreich war, erscheint eine Bestätigungsmeldung (“Die Rechnung wurde erfolgreich storniert!”).

Folgende Änderungen treten nun im System ein:

Neuer Status: Der Stornierungsstatus in der linken Seitenleiste der ursprünglichen Rechnung wechselt auf Storniert.
Referenz zum Gegenbeleg: Im gleichen Block erscheint der Punkt Storniert und ersetzt durch:, welcher direkt auf die UUID der neu erstellten Rechnungskorrektur verlinkt.
Ereignisverlauf: Im Reiter “Ereignisse” wird ein neuer Eintrag (Invoice canceled) mit dem Zeitstempel dokumentiert.
Neue Rechnungskorrektur: Das System hat einen neuen Beleg vom Typ Rechnungskorrektur generiert. Dieser weist den Betrag der Ursprungsrechnung mit negativem Vorzeichen aus (z. B. -541,00 €), und referenziert in der Seitenleiste (Stornierte (vorherige) Rechnung:) auf den Ursprungsbeleg.

Hinweise und typische Fehler

Fehlende E-Mail-Vorlage: Wenn Sie den Schalter zur E-Mail-Benachrichtigung aktivieren möchten, aber noch keine Vorlage im System existiert, wird ein entsprechender Fehlerhinweis im Dialog angezeigt. Der Schalter lässt sich in diesem Fall nicht aktivieren, bis eine Vorlage erstellt wurde.
Neuberechnung erforderlich: Eine Stornierung korrigiert nur den fehlerhaften Beleg. Wenn der Kunde eine neue, korrigierte Rechnung erhalten soll, müssen Sie (je nach Anwendungsfall) die zugrunde liegende Bestellung bearbeiten oder auf den nächsten automatischen Billrun der Subscription warten.

API-Hinweise

Der Stornierungsprozess kann auch programmatisch über die API ausgelöst werden. Dabei übergeben Sie im Payload (CancelInvoiceIn) die gewünschten Parameter für die Dokumenterstellung und den E-Mail-Versand:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
`/v1/invoice/{uuid}/cancel`	POST	Rechnung stornieren und Rechnungskorrektur erzeugen	cancelInvoice