Gutschriften, Korrekturen und Erstattungen

In der Abrechnung werden Begriffe wie Gutschrift, Korrektur, Storno und Erstattung im Alltag häufig vermischt.

In tebio werden diese Vorgänge bewusst getrennt, weil sie unterschiedliche fachliche, buchhalterische und technische Bedeutungen haben.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen:

• Rechnungskorrektur: Korrektur eines bereits abgerechneten Betrags
• Stornorechnung: vollständige Neutralisierung einer finalisierten Rechnung
• OCC (Other Credits and Charges): flexible Gutschrift oder Nachbelastung als Position in einem späteren Billrun
• Refund: tatsächliche Rückzahlung eines bereits gezahlten Betrags
• Credit Note: Provisionsabrechnung im Partner-Billing, nicht Kundengutschrift

Dieser Artikel erklärt, wann welcher Vorgang verwendet wird und wie sich Billing-Dokumente von Zahlungsvorgängen unterscheiden.

Grundprinzip

Eine Gutschrift im kaufmännischen Sprachgebrauch kann in tebio unterschiedliche technische Vorgänge bedeuten.

Bevor Sie eine Korrektur oder Erstattung erfassen, sollten Sie deshalb zuerst klären, was tatsächlich passieren soll.

Frage	Passender Vorgang
Soll eine fehlerhafte Rechnung vollständig neutralisiert werden?	Stornorechnung (INVOICE_CANCELLATION)
Soll ein bereits abgerechneter Betrag nachträglich reduziert werden?	Rechnungskorrektur (INVOICE_CORRECTION)
Soll ein Kulanzbetrag auf einer späteren Rechnung berücksichtigt werden?	OCC vom Typ CREDIT
Soll ein zusätzlicher Betrag auf einer späteren Rechnung berechnet werden?	OCC vom Typ CHARGE
Soll bereits gezahltes Geld an den Kunden zurückgezahlt werden?	Refund
Soll eine Provision an einen Vertriebspartner abgerechnet werden?	Credit Note (CREDIT_NOTE)

Wichtig: Eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ist ein Abrechnungsdokument. Ein Refund ist ein Zahlungsvorgang. Beides kann zusammenhängen, ist aber nicht dasselbe.

Dokumenttypen im Überblick

tebio unterscheidet mehrere Dokumenttypen.

Typ in tebio	Deutsche Bezeichnung	EN-16931 Code	Typischer Betrag	Kontext
INVOICE	Rechnung	380	positiv	Postpaid-Abrechnung mit Zahlungsaufforderung
INVOICE_STATEMENT	Beleg / Quittung	380	positiv	Prepaid-Abrechnung für bereits bezahlte Leistungen
INVOICE_CORRECTION	Rechnungskorrektur / Korrekturrechnung	384	negativ oder 0	nachträgliche Minderung einer Forderung
INVOICE_CANCELLATION	Stornorechnung	384	negativ	vollständige Neutralisierung einer Rechnung
CREDIT_NOTE	Gutschrift / Eigenfaktura	381	positiv	Provisionsabrechnung im Partner-Billing

Wichtige begriffliche Abgrenzung

Der Begriff Gutschrift ist im Deutschen mehrdeutig.

Im allgemeinen Sprachgebrauch kann damit gemeint sein:

• eine Rechnungskorrektur zugunsten eines Kunden
• eine Stornorechnung
• eine Erstattung
• ein Kulanzbetrag
• ein Guthaben auf dem Kundenkonto
• eine Provisionsabrechnung

In tebio ist der Begriff technischer gefasst:

• Eine Kundengutschrift im Sinne einer nachträglichen Rechnungsminderung ist in tebio typischerweise eine INVOICE_CORRECTION.
• Eine vollständige Stornierung einer Rechnung erzeugt eine INVOICE_CANCELLATION.
• Eine Kulanzgutschrift für eine spätere Rechnung kann über eine OCC vom Typ CREDIT erfasst werden.
• Eine tatsächliche Rückzahlung ist ein Refund.
• Eine CREDIT_NOTE ist in tebio für die Provisionsabrechnung im Partner-Billing vorgesehen.

Deshalb sollte CREDIT_NOTE nicht für Kundengutschriften verwendet oder so beschrieben werden.

INVOICE: Rechnung

Eine INVOICE ist eine Rechnung im Postpaid-Kontext.

Sie wird durch den leistungserbringenden oder verkaufenden Anbieter gegenüber dem Kunden ausgestellt.

Eine Rechnung enthält eine Zahlungsaufforderung. Sie erhöht also grundsätzlich die Forderung gegenüber dem Rechnungsempfänger.

Typische Eigenschaften:

• entsteht im Postpaid-Kontext
• enthält eine Zahlungsaufforderung
• hat in der Regel ein Zahlungsziel
• kann positive und in bestimmten Fällen auch mindernde Positionen enthalten
• der Gesamtbetrag einer Rechnung ist positiv
• kann finalisiert und anschließend nicht mehr direkt geändert werden
• kann unter bestimmten Voraussetzungen storniert werden

Eine INVOICE ist niemals insgesamt negativ. Wenn die Summe der mindernden Positionen die positiven Positionen erreicht oder übersteigt, ist das Dokument fachlich keine Rechnung mehr, sondern eine Korrektur.

Mindernde Positionen auf einer Rechnung

Eine Rechnung kann einzelne Positionen enthalten, die die Forderung mindern.

Beispiele:

• Rabatt
• Rückvergütung
• Verrechnung einer OCC vom Typ CREDIT
• Korrektur einer vorherigen Position
• Rücknahme einer Leistung

Solche Positionen müssen fachlich eindeutig als mindernde Position erkennbar sein.

Wichtig: Eine Rechnung darf dadurch nicht insgesamt negativ werden. Wenn der Gesamtbetrag kleiner oder gleich 0 wäre, ist eine Rechnungskorrektur erforderlich.

INVOICE_STATEMENT: Beleg oder Quittung

Ein INVOICE_STATEMENT entsteht typischerweise im Prepaid-Kontext.

Im Prepaid-Kontext wird die Leistung erst nach erfolgreicher Zahlung bereitgestellt. Das Dokument bestätigt oder dokumentiert eine bereits bezahlte Leistung.

Typische Eigenschaften:

• entsteht im Prepaid-Kontext
• setzt eine erfolgreiche Zahlung voraus
• dokumentiert eine bereits bezahlte Leistung
• enthält typischerweise kein Zahlungsziel
• enthält typischerweise keine Zahlungsaufforderung
• erzeugt keine offene Forderung wie eine Postpaid-Rechnung
• ist niemals negativ
• kann nicht storniert werden

Eine Stornierung eines INVOICE_STATEMENT ist nicht erlaubt, weil dies auch eine Rückabwicklung der zugehörigen Zahlung erfordern würde. Diese Rückabwicklung erfolgt nicht über eine Stornierung des Belegs, sondern gegebenenfalls über eine fachliche Korrektur und einen Refund auf Zahlungsebene.

INVOICE_CORRECTION: Rechnungskorrektur

Eine INVOICE_CORRECTION ist eine Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung.

Sie wird vom leistungserbringenden oder verkaufenden Anbieter ausgestellt und reduziert eine bestehende Forderung oder dokumentiert eine nachträgliche Minderung.

Typische Eigenschaften:

• verringert die Forderung gegenüber dem Kunden
• hat eine eigene Rechnungsnummer
• hat einen Gesamtbetrag kleiner oder gleich 0
• hat einen Steuerbetrag kleiner oder gleich 0
• ist niemals positiv
• wird nicht für Provisionsabrechnungen an Vertriebspartner verwendet
• kann aktuell nicht storniert werden

Typische Anwendungsfälle:

• Rückgabe oder Rücknahme einer Leistung
• anteilige Korrektur wegen Proration
• nicht genutzte Leistungen, die im Voraus berechnet wurden
• Kündigung oder Deaktivierung während einer bereits berechneten Serviceperiode
• Pause oder Reaktivierung einer Subscription mit anteiliger Korrektur
• nachträglicher Rabatt
• nachträgliche Minderung
• Rückvergütung

Beispiel: Rechnungskorrektur wegen Proration

Ein Kunde hat eine Subscription im Voraus für den gesamten März bezahlt. Die Subscription wird zum 15. März beendet. Bei aktivem prorataEnd soll der nicht genutzte Zeitraum korrigiert werden.

In diesem Fall kann tebio eine INVOICE_CORRECTION erzeugen, um den anteiligen Betrag für den nicht genutzten Zeitraum zu mindern.

Wichtig: Die Rechnungskorrektur ist zunächst ein Abrechnungsdokument. Ob der Betrag ausgezahlt oder mit einer späteren Rechnung verrechnet wird, ist eine separate Frage.

INVOICE_CANCELLATION: Stornorechnung

Eine INVOICE_CANCELLATION ist eine Stornorechnung.

Sie neutralisiert eine zuvor finalisierte Rechnung vollständig.

Typische Eigenschaften:

• wird vom leistungserbringenden oder verkaufenden Anbieter ausgestellt
• hat eine eigene Rechnungsnummer
• referenziert die stornierte Originalrechnung
• enthält die Positionen der Originalrechnung mit umgekehrtem Vorzeichen
• neutralisiert die Originalrechnung vollständig
• hat negative Gesamtbeträge und negative Steuerbeträge
• kann selbst nicht erneut storniert werden
• ist niemals positiv

Wann wird eine Stornorechnung verwendet?

Eine Stornorechnung wird verwendet, wenn die ursprüngliche Rechnung als Ganzes falsch war oder vollständig neutralisiert werden soll.

Typische Beispiele:

• falscher Kunde
• falsche Pflichtangaben
• falsche Adresse
• falscher Tarif
• falscher Abrechnungszeitraum
• Rechnung wurde versehentlich erstellt
• Rechnung soll vollständig aufgehoben und gegebenenfalls neu erstellt werden

Technisches Verhalten bei cancelInvoice

Der Service cancelInvoice storniert eine Rechnung, indem eine neue Rechnung mit umgekehrten Beträgen erzeugt wird.

Dabei gilt:

• Die ursprüngliche Rechnung muss finalisiert sein.
• Eine Rechnung kann nur einmal storniert werden.
• INVOICE_STATEMENT kann nicht storniert werden.
• Die neue Stornorechnung enthält Mengen und Beträge der Originalrechnung multipliziert mit -1.
• Die stornierte Rechnung erhält eine Referenz auf die erzeugte Stornorechnung.
• Die Stornorechnung erhält eine Referenz auf die stornierte Originalrechnung.
• Nach der Stornierung sind nur noch lesende Operationen auf den betroffenen Dokumenten zulässig.
• Die Stornierung wird im Ereignisverlauf dokumentiert.
• Wenn kein Stornodatum angegeben wird, wird das aktuelle Datum verwendet.

Eine Stornorechnung korrigiert also nicht einzelne Positionen, sondern neutralisiert die ursprüngliche Rechnung vollständig.

Stornorechnung oder Rechnungskorrektur?

Situation	Passender Vorgang
Rechnung ist insgesamt falsch	INVOICE_CANCELLATION
Rechnung soll vollständig neutralisiert werden	INVOICE_CANCELLATION
Rechnung wurde versehentlich erstellt	INVOICE_CANCELLATION
Eine korrekte Rechnung soll nachträglich teilweise gemindert werden	INVOICE_CORRECTION
Nicht genutzte Leistung soll anteilig korrigiert werden	INVOICE_CORRECTION
Nachträglicher Rabatt soll dokumentiert werden	INVOICE_CORRECTION oder OCC, je nach Prozess
Kulanzbetrag soll auf der nächsten Rechnung erscheinen	OCC vom Typ CREDIT
Bereits gezahltes Geld soll ausgezahlt werden	Refund

CREDIT_NOTE: Provisionsgutschrift im Partner-Billing

Eine CREDIT_NOTE ist in tebio nicht die technische Form einer Kundengutschrift.

Sie wird im Partner-Billing verwendet, insbesondere für Provisionsabrechnungen zugunsten von Vertriebspartnern.

Typische Eigenschaften:

• wird im Kontext Partner-Billing erzeugt
• dient der Abrechnung von Provisionen oder Vergütungen
• ist fachlich eine Gutschrift oder Eigenfaktura
• wird vom Leistungsempfänger oder in dessen Namen erstellt
• ist niemals negativ
• ist nicht für Rechnungskorrekturen gegenüber Endkunden vorgesehen

Beispiel:

Ein Vertriebspartner vermittelt Kunden oder Subscriptions. Für die vermittelte Leistung entsteht ein Provisionsanspruch. tebio kann im Rahmen der Provisionsabrechnung eine CREDIT_NOTE erzeugen.

Diese CREDIT_NOTE ist von einer Kundengutschrift, einer Rechnungskorrektur oder einem Refund zu unterscheiden.

OCC: Other Credits and Charges

Neben Rechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen gibt es in tebio die Möglichkeit, flexible Einzelpositionen über OCCs (Other Credits and Charges) zu erfassen.

Eine OCC ist kein eigenständiger Dokumenttyp. Sie ist eine abrechenbare Position, die in einem späteren Billrun berücksichtigt werden kann.

Typische Anwendungsfälle:

• Kulanzgutschrift
• Serviceausfall-Kompensation
• manueller Bonus
• einmalige Nachbelastung
• manuelle Korrekturposition ohne Storno einer konkreten Rechnung
• sonstige Gutschrift oder Belastung außerhalb der regulären Produktlogik

OCC CREDIT und OCC CHARGE

Bei OCCs wird zwischen zwei Richtungen unterschieden.

OCC-Typ	Bedeutung
CREDIT	Betrag zugunsten des Kunden
CHARGE	zusätzlicher Betrag zulasten des Kunden

Der Betrag selbst wird typischerweise als positiver Wert erfasst. Ob der Betrag die Rechnung erhöht oder reduziert, ergibt sich aus dem Typ.

Beispiel: Kulanzgutschrift über OCC

Ein Kunde erhält wegen eines Serviceausfalls eine Kulanzgutschrift über 10,00 €.

Ablauf:

1. Ein Mitarbeiter erfasst eine OCC vom Typ CREDIT.
2. Die OCC wartet auf den nächsten geeigneten Billrun.
3. Im nächsten Billrun wird die OCC als mindernde Position berücksichtigt.
4. Die nächste Rechnung des Kunden wird um 10,00 € reduziert.

Dabei wird keine frühere Rechnung storniert. Die Gutschrift wird als Position auf einer späteren Rechnung berücksichtigt.

Beispiel: Nachbelastung über OCC

Ein Kunde soll einmalig 15,00 € nachberechnet bekommen, ohne dass dafür ein eigenes Produkt oder eine Option angelegt wird.

Ablauf:

1. Ein Mitarbeiter erfasst eine OCC vom Typ CHARGE.
2. Die OCC wartet auf den nächsten geeigneten Billrun.
3. Die nächste Rechnung enthält eine zusätzliche Position über 15,00 €.

OCC und negative Rechnungen

Eine Rechnung darf insgesamt nicht negativ sein.

Wenn eine OCC vom Typ CREDIT die positiven Positionen einer Rechnung nur reduziert, bleibt das Dokument eine INVOICE.

Wenn die Credits die positiven Rechnungspositionen erreichen oder übersteigen, darf daraus keine negative INVOICE entstehen.

In solchen Fällen muss die Korrektur fachlich über eine geeignete Korrekturlogik abgebildet werden, zum Beispiel über eine INVOICE_CORRECTION oder ein Guthaben, das mit späteren Rechnungen verrechnet wird.

Die konkrete Behandlung hängt vom Billing-Prozess und der Konfiguration ab.

Refund: tatsächliche Erstattung

Ein Refund ist die tatsächliche Rückzahlung eines bereits gezahlten Betrags.

Damit gehört der Refund zur Payment-Ebene, nicht zur reinen Rechnungsebene.

Typische Eigenschaften:

• setzt eine erfolgreiche vorherige Zahlung voraus
• zahlt Geld an den Kunden zurück
• kann je nach Zahlungsanbieter vollständig oder teilweise erfolgen
• bezieht sich typischerweise auf eine ursprüngliche Zahlungstransaktion
• wird im Zahlungs- und Finanzkontext dokumentiert
• ist nicht dasselbe wie eine Rechnungskorrektur

Voraussetzung für einen Refund

Ein Refund ist nur möglich, wenn vorher tatsächlich Geld geflossen ist.

Beispiele für mögliche Ausgangspunkte:

• erfolgreiche Kreditkartenzahlung
• erfolgreiche PayPal-Zahlung
• erfolgreicher SEPA-Einzug
• andere erfolgreich abgeschlossene Zahlung

Wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist, kann kein Refund ausgelöst werden, weil kein Betrag eingegangen ist.

Rechnungskorrektur und Refund im Zusammenspiel

Eine Rechnungskorrektur kann dazu führen, dass ein Kunde ein Guthaben erhält.

Dieses Guthaben kann unterschiedlich behandelt werden:

Fall	Folge
Kunde hat noch offene Rechnungen	Guthaben kann verrechnet werden
Kunde erhält künftig weitere Rechnungen	Guthaben kann mit späteren Rechnungen verrechnet werden
Kunde soll Geld zurückerhalten	Refund auf Zahlungsebene erforderlich
Ursprüngliche Zahlung war nicht erfolgreich	Kein Refund möglich

Wichtig: Eine INVOICE_CORRECTION erzeugt nicht automatisch eine Auszahlung. Für die tatsächliche Rückzahlung muss ein Refund-Prozess angestoßen werden, sofern dies fachlich gewünscht und technisch möglich ist.

Beispiel: Rechnungskorrektur ohne Refund

Ein Kunde erhält eine Rechnung über 100,00 €. Später wird ein nachträglicher Rabatt über 20,00 € gewährt. Die Rechnung ist noch nicht bezahlt.

tebio erzeugt eine Rechnungskorrektur über 20,00 €.

Ergebnis:

• offene Forderung reduziert sich
• kein Geld wird zurückgezahlt
• kein Refund erforderlich

Beispiel: Rechnungskorrektur mit Refund

Ein Kunde hat eine Rechnung über 100,00 € bereits bezahlt. Später wird eine Rechnungskorrektur über 20,00 € erstellt.

Ergebnis:

• Kunde hat ein Guthaben über 20,00 €
• Guthaben kann mit zukünftigen Rechnungen verrechnet werden
• alternativ kann ein Refund über 20,00 € ausgelöst werden

Beispiel: Storno und neue Rechnung

Eine Rechnung wurde mit falschem Tarif erstellt und bereits finalisiert.

Vorgehen:

1. Rechnung wird storniert.
2. tebio erzeugt eine INVOICE_CANCELLATION.
3. Die Stornorechnung neutralisiert die ursprüngliche Rechnung vollständig.
4. Anschließend kann eine neue korrekte Rechnung erstellt werden.

Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits bezahlt wurde, muss zusätzlich geprüft werden, ob durch das Storno ein Guthaben entsteht und ob dieses verrechnet oder erstattet werden soll.

Beispiel: Partner-Provisionsabrechnung

Ein Vertriebspartner hat Anspruch auf Provisionen aus vermittelten Subscriptions.

Vorgehen:

1. Provisionsansprüche werden ermittelt.
2. Partner-Billing erstellt eine Abrechnung.
3. tebio erzeugt eine CREDIT_NOTE.
4. Die CREDIT_NOTE dokumentiert den Vergütungsanspruch des Vertriebspartners.

Dies ist keine Kundengutschrift und keine Rechnungskorrektur gegenüber einem Endkunden.

Auswirkungen auf offene Posten und Reconciliation

Korrekturen, Stornos, OCCs und Refunds wirken sich unterschiedlich auf offene Posten aus.

Vorgang	Wirkung
INVOICE	erhöht Forderung gegenüber dem Kunden
INVOICE_STATEMENT	dokumentiert bereits bezahlte Leistung
INVOICE_CORRECTION	reduziert Forderung oder erzeugt Guthaben
INVOICE_CANCELLATION	neutralisiert eine Rechnung vollständig
OCC CREDIT	reduziert eine spätere Rechnung
OCC CHARGE	erhöht eine spätere Rechnung
Refund	zahlt Geld an den Kunden zurück

Reconciliation sorgt dafür, dass Rechnungen, Korrekturen, Zahlungen, Guthaben und Erstattungen korrekt zusammengeführt werden.

Auswirkungen auf das Finanz-Journal

Alle relevanten Vorgänge sollten buchhalterisch nachvollziehbar dokumentiert werden.

Typische Journal-relevante Vorgänge sind:

• Rechnung erstellt
• Rechnung storniert
• Rechnungskorrektur erstellt
• OCC im Billrun berücksichtigt
• Zahlung eingegangen
• Refund ausgeführt
• Guthaben verrechnet
• Provisionsgutschrift erstellt

Das Finanz-Journal hilft Finance-Teams, die buchhalterische Wirkung der Vorgänge nachzuvollziehen.

Auswirkungen auf eRechnungen

Bei eRechnungen ist die korrekte Dokumentart besonders wichtig.

Eine Rechnung, eine Rechnungskorrektur, eine Stornorechnung und eine Credit Note haben unterschiedliche fachliche Bedeutungen und können unterschiedliche Dokumenttyp-Codes besitzen.

Deshalb ist wichtig:

• Kundengutschriften nicht als CREDIT_NOTE modellieren
• Rechnungskorrekturen als INVOICE_CORRECTION abbilden
• vollständige Stornos als INVOICE_CANCELLATION abbilden
• Partner-Provisionsabrechnungen als CREDIT_NOTE abbilden
• negative Rechnungen vermeiden
• finale Rechnungen nicht direkt ändern

Entscheidungshilfe

Ich möchte eine fehlerhafte Rechnung vollständig aufheben

Verwenden Sie eine Stornorechnung.

Typischer Vorgang:

• cancelInvoice
• erzeugt INVOICE_CANCELLATION
• neutralisiert die Originalrechnung vollständig
• Originalrechnung und Stornorechnung bleiben nachvollziehbar erhalten

Ich möchte einen Betrag auf einer bestehenden Rechnung nachträglich mindern

Verwenden Sie eine Rechnungskorrektur.

Typischer Vorgang:

• INVOICE_CORRECTION
• mindert die Forderung
• erzeugt ggf. Guthaben
• führt nicht automatisch zu einer Auszahlung

Ich möchte aus Kulanz einen Betrag auf der nächsten Rechnung abziehen

Verwenden Sie eine OCC vom Typ CREDIT.

Typischer Vorgang:

• OCC wird erfasst
• OCC wartet auf nächsten Billrun
• nächste Rechnung wird um den Betrag reduziert

Ich möchte einen zusätzlichen Betrag nachberechnen

Verwenden Sie eine OCC vom Typ CHARGE.

Typischer Vorgang:

• OCC wird erfasst
• OCC wartet auf nächsten Billrun
• nächste Rechnung enthält eine zusätzliche Position

Ich möchte Geld zurückzahlen

Verwenden Sie einen Refund.

Typischer Vorgang:

• erfolgreiche Zahlung identifizieren
• fachliche Grundlage prüfen
• Refund über Zahlungsanbieter auslösen
• Zahlung und Journal prüfen

Ich möchte eine Provision an einen Vertriebspartner abrechnen

Verwenden Sie den Partner-Billing-Prozess.

Typischer Vorgang:

• Provisionsansprüche ermitteln
• Partner-Billing erzeugt CREDIT_NOTE
• CREDIT_NOTE dokumentiert Vergütungsanspruch des Vertriebspartners

Typische Fehler vermeiden

CREDIT_NOTE für Kundengutschriften verwenden

In tebio ist CREDIT_NOTE für Partner-Billing und Provisionsabrechnungen vorgesehen.

Für Kundengutschriften verwenden Sie je nach Fall INVOICE_CORRECTION, INVOICE_CANCELLATION, OCC oder Refund.

Rechnungskorrektur und Refund gleichsetzen

Eine Rechnungskorrektur reduziert eine Forderung oder erzeugt ein Guthaben.

Ein Refund zahlt Geld zurück.

Storno verwenden, obwohl nur ein Teilbetrag korrigiert werden soll

Wenn nur ein Teilbetrag korrigiert werden soll, ist eine INVOICE_CORRECTION oder eine OCC meist passender als ein vollständiges Storno.

OCC als sofortige Auszahlung verstehen

Eine OCC ist keine Auszahlung.

Sie wird als Position in einem späteren Billrun berücksichtigt.

INVOICE_STATEMENT stornieren wollen

INVOICE_STATEMENT kann nicht storniert werden.

Wenn in einem Prepaid-Szenario eine Rückabwicklung notwendig ist, müssen Korrektur- und Refund-Prozess fachlich geprüft werden.

Negative Rechnung erzeugen

Eine INVOICE darf nicht insgesamt negativ sein.

Wenn die Summe der mindernden Positionen die positiven Positionen erreicht oder übersteigt, ist eine Rechnungskorrektur oder ein anderer geeigneter Korrekturprozess erforderlich.

Finalisierte Rechnung direkt ändern wollen

Finalisierte Rechnungen dürfen nicht direkt geändert oder gelöscht werden.

Verwenden Sie Storno oder Korrektur, damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.

Best Practices

• Klären Sie zuerst, ob es um Billing oder Payment geht.
• Verwenden Sie INVOICE_CANCELLATION für vollständige Stornos finalisierter Rechnungen.
• Verwenden Sie INVOICE_CORRECTION für nachträgliche Minderungen.
• Verwenden Sie OCC CREDIT für Kulanzbeträge auf späteren Rechnungen.
• Verwenden Sie OCC CHARGE für einmalige Nachbelastungen.
• Verwenden Sie Refunds nur für tatsächlich bereits gezahlte Beträge.
• Verwenden Sie CREDIT_NOTE nur im Kontext Partner-Billing / Provisionsabrechnung.
• Prüfen Sie offene Posten und Guthaben vor einer Auszahlung.
• Dokumentieren Sie den Grund für Korrekturen, Stornos und Refunds.
• Stimmen Sie Sonderfälle mit Finance oder Steuerberatung ab.

API-Hinweis

Für API-Integrationen sind insbesondere folgende Bereiche relevant:

Bereich	Bedeutung
Invoice	Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen
Invoice Statement	Prepaid-Belege oder Quittungen
Payment	erfolgreiche Zahlungen und Refunds
Billing	Billrun, OCCs und Korrekturprozesse
Journal	buchhalterische Dokumentation
Customer	Guthaben, offene Posten und Kundenzuordnung
Subscription	Auslöser für Proration, Kündigung oder anteilige Korrekturen
Partner Billing	Provisionsabrechnungen und CREDIT_NOTE
Document	erzeugte PDF- oder eRechnungsdokumente
Event History	Nachvollziehbarkeit von Storno, Korrektur und Refund

Die genaue technische Umsetzung der Endpunkte, Dokumenttypen, Statuswerte, Buchungslogik und Payloads ist in der API-Referenz beschrieben.

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