Fakturierung einrichten

Im Bereich Fakturierung (unter Fakturierung und Rechnungen) organisieren Sie Ihren globalen Abrechnungsprozess beziehungsweise Billrun. Hier legen Sie fest, wie und wann Rechnungen und Quittungen erzeugt, gruppiert, versendet und verbucht werden. Die Plattform bietet Ihnen dabei Konfigurationsmöglichkeiten, um den Abrechnungszyklus an Ihre Geschäftsmodelle (Prepaid oder Postpaid) anzupassen.

Wann brauche ich diese Funktion?

Sie benötigen diese Funktion, um das System anzuweisen, ob es Rechnungen automatisch erstellen, an den Kunden versenden und verbuchen soll, oder ob Sie manuelle Freigabeschritte vorschalten möchten. Auch die inhaltliche Bündelung von Rechnungen und die Definition von Verwendungszwecken werden hier gesteuert.

Voraussetzungen

Sie haben die generellen Firmendaten und Steuersätze konfiguriert.
Sie haben Produkte in Ihrem Katalog angelegt, die eine entsprechende Zahlungsstrategie (Prepaid oder Postpaid) aufweisen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Navigieren Sie im linken Menü auf Fakturierung und Rechnungen > Fakturierung. Sie finden dort drei verschiedene Reiter, mit denen Sie den Billrun konfigurieren können.

1. Allgemeine Einstellungen (Reiter General)

In diesem Reiter definieren Sie das grundlegende Verhalten des Rechnungslaufs.

Verschiebung des Rechnungsdatums (Offset for effective date): Bestimmen Sie über das Dropdown, wie viele Tage vor oder nach dem Ende einer Abrechnungsperiode das Rechnungsdatum berechnet werden soll.
Nullbeträge unterdrücken (Suppress Zero Amounts…): Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Sie verhindern möchten, dass leere Quittungen oder Rechnungen mit einem Betrag von 0,00 € generiert werden.
Rechnungsgruppierung (Grouping of invoices): Legen Sie fest, ob Rechnungen pro Subscription (Per Subscription) oder gebündelt für den gesamten Kunden/Empfänger (Per Recipient) erstellt werden sollen.

2. Einstellungen für Prepaid-Produkte (Reiter “Prepaid”)

Hier steuern Sie das Verhalten für Vorauszahlungsmodelle (Prepaid), bei denen typischerweise Quittungen generiert werden.

Quittungen automatisch erstellen: tebio generiert, verbucht und versendet die Quittungen automatisch (sofern der Benachrichtigungsschalter aktiviert ist), ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
Freigabeprozess für Rechnungslauf (Fakturierung): Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden Quittungen von tebio zunächst nur als Entwurf erstellt. Erst nach Ihrer manuellen Freigabe werden diese verbucht und versendet.
- Details zum Freigabeprozess: Dieser Modus generiert einen Interim-Billrun-Report, den Sie im Menüpunkt Finanzen > Reports herunterladen können. Dieser Report enthält alle relevanten Daten und Informationen zu den erstellten Dokumenten und dient als Entscheidungsgrundlage für Ihre Freigabe. Zusätzlich können Sie sich die Quittungen vorab als PDF-Entwurf (versehen mit einem Wasserzeichen) direkt im Portal ansehen.
Kunden automatisch über neue Quittungen benachrichtigen: Aktivieren Sie diesen Schalter, damit der Kunde nach Erstellung und Verbuchung der Quittung eine E-Mail erhält.
Anschreiben zur Quittung hinzufügen: Fügt der generierten PDF-Quittung optional ein textliches Anschreiben hinzu.

Hinweis: Der spezifische Verwendungszweck für Prepaid-Produkte muss auf Produktebene konfiguriert werden (Nutzen Sie dafür Produkt auswählen).

3. Einstellungen für Postpaid-Produkte (Reiter “Postpaid”)

In diesem Bereich verwalten Sie Produkte, die nachträglich abgerechnet werden (Postpaid).

Rechnungen automatisch erstellen: tebio generiert, verbucht und versendet die Rechnungen automatisch (sofern der Benachrichtigungsschalter aktiviert ist), ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
Freigabeprozess für Rechnungslauf (Fakturierung): Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, werden Rechnungen von tebio zunächst nur als Entwurf erstellt. Erst nach Ihrer manuellen Freigabe im Portal werden diese verbucht und versendet.
- Details zum Freigabeprozess: Analog zu Prepaid generiert dieser Modus einen detaillierten Interim-Billrun-Report (abrufbar unter Finanzen > Reports), der als Grundlage für Ihre Freigabeentscheidung dient. Die Rechnungen können Sie sich vor der Freigabe als PDF-Entwurf (mit Wasserzeichen) ansehen.
Kunden automatisch über neue Rechnungen benachrichtigen: Der automatische E-Mail-Versand nach der Verbuchung einer Rechnung.
Anschreiben zur Rechnung hinzufügen: Hängt ein separates Anschreiben an das Rechnungs-PDF an.

Beschreibung der Zahlung (Verwendungszweck) Hier definieren Sie zentral den Verwendungszweck, den Ihre Kunden später auf ihrem Kontoauszug sehen. Zur besseren Zuordnung bietet tebio dynamische Platzhalter an:

{{ .productName }} = Name des Produkts
{{ .extRef }} = Kundennummer (Empfängerreferenz)
{{ .invoiceID }} = Rechnungsnummer
{{ .effectiveDate }} = Rechnungsdatum

Beispiel für einen Verwendungszweck: RE {{ .invoiceID }} ABO {{ .extSubscriptionRef }} vom {{ .effectiveDate }}

Ergebnis

Sobald Sie alle relevanten Reiter konfiguriert und auf Speichern geklickt haben, übernimmt tebio die Steuerung Ihrer Rechnungsläufe. Ist der Freigabeprozess deaktiviert, erhalten Ihre Kunden ab sofort ohne manuelle Schritte automatisch ihre Quittungen oder Rechnungen.

Hinweise und typische Fehler

Kunden erhalten keine Rechnungen: Eine der häufigsten Ursachen ist ein versehentlich aktivierter Freigabeprozess. Ist dieser Schalter aktiv, laufen die Rechnungen in den Entwurfsstatus. Sie müssen diese dann unter dem Menüpunkt Rechnungen manuell prüfen und versenden.
Unvollständige Verwendungszwecke: Achten Sie bei der Verwendung der Platzhalter im Postpaid-Tab genau auf die Schreibweise der Klammern ({{ }}), da es sonst zu Darstellungsfehlern im Verwendungszweck kommen kann.

API-Hinweis

Die grundlegenden Einstellungen zur Rechnungserstellung und für Rechnungsläufe (Billruns) können Sie über die API steuern.

Billrun-Einstellungen abrufen: Get billrun settings
Billrun-Einstellungen aktualisieren: Set billrun settings
Invoicing-Checks abrufen: Get invoice check settings