Journal einsehen

Die tebio Plattform führt im Hintergrund eine automatisierte Nebenbuchhaltung (Subledger). Alle finanziell relevanten Transaktionen – wie die Erstellung einer Rechnung oder der Eingang einer Zahlung – erzeugen automatisch sogenannte Journaleinträge. Diese Einträge garantieren eine saubere, revisionssicherheit Nachvollziehbarkeit und bilden die Grundlage für den späteren Export in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware (zum Beispiel DATEV).

Wann brauche ich diese Funktion?

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie:

• Die Buchungssätze (Soll/Haben) eines Geschäftsvorfalls nachvollziehen müssen.
• Den Abgleich der offenen Posten (OPOS) zwischen Forderungen (Obligo) und Zahlungen (Ausgleich) im Detail prüfen wollen.
• Fehlerhafte Kontierungen oder nicht ausgeglichene Forderungen buchhalterisch analysieren müssen.
• Den historischen technischen Verlauf eines Buchungsereignisses prüfen wollen.

Voraussetzungen und Einschränkungen

• Berechtigungen: Sie benötigen Lesezugriff auf den Bereich Finanzen.
• Unveränderbarkeit: Journaleinträge werden automatisch vom System erstellt und können manuell weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Finanzen.
2. Wechseln Sie auf den Reiter Journal. Sie sehen nun die Übersicht aller historischen Buchungen.
3. Nutzen Sie bei Bedarf die Such- und Filterfunktionen (siehe unten), um gezielt Einträge zu finden.
4. Klicken Sie auf eine Zeile in der Tabelle, um die Detailansicht (“Eintrag zur Rechnung” bzw. “Eintrag zur Zahlung”) zu öffnen.

Die Journal-Übersicht und Filter

Die Haupttabelle zeigt Ihnen die wichtigsten kaufmännischen Details wie die Buchungsperiode, den Typ (z. B. “Erstellung einer Rechnung”) und den OPOS-Status (z. B. “vollständig ausgeglichen”).

Über die Filter können Sie das Journal gezielt durchsuchen:

• Schnellfilter: Nach Kunde oder Vertriebspartner, Typ des Auslösers, OPOS-Status und Datum.
• Erweiterte Filter (über “mehr Filter”): Hier können Sie explizit nach einem bestimmten Buchungskonto filtern, nach der exakten Journaleintrag Uuid suchen oder die Ergebnisse nach Währung, Transaktions-Typ und Buchungsperiode eingrenzen.

Verfügbare Reiter in der Detailansicht

Auf der linken Seite der Detailansicht sehen Sie die Stammdaten und den direkten Link zum Auslöser (z. B. der Rechnung oder Zahlungstransaktion). Auf der rechten Seite gliedern sich die tiefergehenden Informationen in drei Reiter:

1. Buchungssätze

Zeigt die echte doppelte Buchführung. Jede Buchung besteht aus mindestens zwei Buchungssätzen. Es wird detailliert aufgeschlüsselt, auf welches Buchungskonto (z. B. 820000 - Erlöse oder 141100 - Forderungen) gebucht wurde, getrennt nach Soll und Haben. Bei Fremdwährungen werden zudem der angewendete Wechselkurs und die Ursprungswährung dokumentiert.

2. Abgleich (Reconciliation)

Dokumentiert die Verknüpfung (Clearing) von Forderungen und Zahlungen. Sie sehen hier exakt, mit welchem anderen Journaleintrag diese Buchung ausgeglichen wurde (die Verknüpfung zwischen Obligo/Verbindlichkeit und Ausgleich/Zahlung). Ein Link ermöglicht den direkten Absprung in den verbundenen Journaleintrag.

3. Verlauf

Das technische Audit-Log der Buchung. Jeder System-Schritt (z. B. finance.PostJournalEntry oder finance.DoReconciliation) wird mit exaktem Datum und Zeitstempel revisionssicher protokolliert.

Ergebnis

Sie haben die konkreten Buchungssätze sowie die Verknüpfung zwischen Forderungen und Zahlungen detailliert analysiert und können Fragen zur Kontierung oder zum Zahlungsstatus beantworten.

API-Hinweise

Für die tiefergehende buchhalterische Integration (z. B. ERP-Schnittstellen) können die Journaldaten sowie die OPOS-Zuweisungen strukturiert über die API abgerufenen werden.

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
/v1/finance/journal	GET	Journaleinträge anhand von Filterkriterien suchen	searchJournalEntries
/v1/finance/journal/{uuid}	GET	Details eines Journaleintrags abrufen	getJournalEntry

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