Rechnung nachträglich korrigieren

Finalisierte Rechnungen können in tebio nicht direkt geändert werden.

Das ist wichtig für Nachvollziehbarkeit, Buchhaltung und steuerlich relevante Dokumentation. Eine Rechnung, die finalisiert wurde, darf nicht einfach überschrieben, gelöscht oder durch ein geändertes PDF ersetzt werden.

Wenn nachträglich ein Fehler oder eine Änderung festgestellt wird, muss der Vorgang über einen passenden Korrekturprozess abgebildet werden.

Dieser Use Case zeigt, wie Sie entscheiden, ob eine Rechnung storniert, korrigiert, mit einer OCC verrechnet oder durch eine Erstattung ergänzt werden sollte.

Grundprinzip

Bei einer nachträglichen Rechnungskorrektur müssen Sie zuerst klären, was genau korrigiert werden soll.

Situation	Passender Vorgang
Die Rechnung ist insgesamt falsch und soll vollständig aufgehoben werden	Stornorechnung (INVOICE_CANCELLATION)
Ein bereits abgerechneter Betrag soll nachträglich gemindert werden	Rechnungskorrektur (INVOICE_CORRECTION)
Ein Kulanzbetrag soll auf einer späteren Rechnung abgezogen werden	OCC vom Typ CREDIT
Ein zusätzlicher Betrag soll später nachberechnet werden	OCC vom Typ CHARGE
Bereits gezahltes Geld soll an den Kunden zurückgezahlt werden	Refund
Eine Provision soll an einen Vertriebspartner abgerechnet werden	CREDIT_NOTE im Partner-Billing

Wichtig: Eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ist ein Billing-Vorgang. Ein Refund ist ein Payment-Vorgang. Beides kann zusammenhängen, ist aber nicht dasselbe.

Wann muss eine Rechnung storniert werden?

Eine Rechnung sollte storniert werden, wenn sie als Ganzes falsch ist und vollständig neutralisiert werden soll.

Typische Fälle:

• falscher Kunde
• falsche Rechnungsadresse
• falsche Pflichtangaben
• falsche USt.-ID
• falscher Tarif
• falsches Produkt
• falscher Abrechnungszeitraum
• falscher Steuersatz
• Rechnung wurde versehentlich erstellt
• Rechnung soll vollständig aufgehoben und anschließend korrekt neu erstellt werden

Bei einer Stornierung erzeugt tebio eine Stornorechnung vom Typ INVOICE_CANCELLATION.

Diese Stornorechnung enthält die Positionen der ursprünglichen Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen und referenziert die Originalrechnung.

Wann ist eine Rechnungskorrektur besser?

Eine Rechnungskorrektur ist geeignet, wenn die ursprüngliche Rechnung grundsätzlich korrekt war, aber nachträglich ein Betrag gemindert werden muss.

Typische Fälle:

• anteilige Korrektur wegen Proration
• nicht genutzte Leistung wurde im Voraus berechnet
• nachträglicher Rabatt
• rückwirkende Vertragsänderung
• vorzeitige Kündigung mit anteiliger Minderung
• teilweise Rücknahme einer Leistung
• einzelne Position soll korrigiert werden

In diesem Fall entsteht eine INVOICE_CORRECTION.

Eine Rechnungskorrektur ist keine CREDIT_NOTE. In tebio ist CREDIT_NOTE für Provisionsabrechnungen im Partner-Billing vorgesehen.

Wann ist eine OCC sinnvoll?

Eine OCC, also Other Credits and Charges, ist sinnvoll, wenn Sie eine flexible Einzelposition auf eine spätere Rechnung bringen möchten.

Typische Fälle:

• Kulanzgutschrift wegen Serviceausfall
• einmaliger Bonus
• manuelle Gutschrift auf der nächsten Rechnung
• einmalige Nachbelastung
• Korrekturposition ohne Storno einer konkreten Rechnung

Eine OCC ist kein eigenständiges Rechnungsdokument. Sie wird im nächsten geeigneten Billrun als Position berücksichtigt.

OCC-Typ	Bedeutung
CREDIT	Betrag zugunsten des Kunden
CHARGE	zusätzlicher Betrag zulasten des Kunden

Beispiel:

Ein Kunde erhält aus Kulanz 10,00 €. Sie erfassen eine OCC vom Typ CREDIT. Beim nächsten Billrun wird diese Position auf der Rechnung mindernd berücksichtigt.

Wann ist ein Refund erforderlich?

Ein Refund ist erforderlich, wenn bereits gezahltes Geld tatsächlich an den Kunden zurückgezahlt werden soll.

Ein Refund setzt voraus, dass zuvor eine erfolgreiche Zahlung stattgefunden hat.

Beispiele:

• Kunde hat per Kreditkarte bezahlt und erhält einen Teilbetrag zurück.
• Kunde hat per PayPal bezahlt und soll vollständig erstattet werden.
• SEPA-Zahlung wurde erfolgreich eingezogen und soll teilweise zurückgezahlt werden.

Wichtig: Ein Refund korrigiert nicht automatisch die Rechnung. Er ist ein Zahlungsvorgang. Die fachliche Grundlage kann zum Beispiel eine Stornorechnung, eine Rechnungskorrektur oder ein Guthaben sein.

Workflow: Rechnung vollständig stornieren und neu erstellen

Dieser Workflow eignet sich, wenn die ursprüngliche Rechnung als Ganzes falsch ist.

Schritt 1: Fehler prüfen

Öffnen Sie die betroffene Rechnung und prüfen Sie:

• Rechnungsnummer
• Kunde
• Rechnungsadresse
• USt.-ID
• Produkt oder Option
• Abrechnungszeitraum
• Steuerlogik
• Rechnungspositionen
• Zahlungsstatus
• Ereignisverlauf

Klären Sie vor dem Storno, ob wirklich die gesamte Rechnung neutralisiert werden soll oder ob eine Rechnungskorrektur beziehungsweise OCC ausreicht.

Schritt 2: Rechnung stornieren

Stornieren Sie die fehlerhafte finalisierte Rechnung.

Im Business-Portal erfolgt dies über die Aktion Stornieren an der Rechnung, sofern diese verfügbar ist.

tebio erzeugt dabei eine Stornorechnung vom Typ INVOICE_CANCELLATION.

Dabei gilt:

• Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten.
• Die Stornorechnung erhält eine eigene Rechnungsnummer.
• Die Stornorechnung referenziert die Originalrechnung.
• Die Beträge der Originalrechnung werden mit umgekehrtem Vorzeichen abgebildet.
• Die Stornierung wird im Ereignisverlauf dokumentiert.
• Eine Rechnung kann nur einmal storniert werden.
• INVOICE_STATEMENT kann nicht storniert werden.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Rechnung stornieren.

Schritt 3: Fehlerursache korrigieren

Die Stornierung neutralisiert die Rechnung, behebt aber nicht automatisch die Ursache des Fehlers.

Bevor eine neue Rechnung erzeugt wird, müssen die zugrunde liegenden Daten korrigiert werden.

Szenario A: Falsche Rechnungsadresse

Wenn die Rechnungsadresse falsch war:

1. Öffnen Sie den betroffenen Kunden.
2. Wechseln Sie zu den Adressen.
3. Korrigieren Sie die Rechnungsadresse.
4. Prüfen Sie, ob die Adresse für künftige Rechnungen verwendet wird.
5. Erzeugen Sie erst danach eine neue Rechnung, sofern erforderlich.

Weitere Informationen:

• Adressen aktualisieren
• Kunden bearbeiten

Szenario B: Falsche USt.-ID oder Steuerdaten

Wenn USt.-ID, Kundentyp oder steuerlich relevante Daten falsch waren:

1. Öffnen Sie den betroffenen Kunden.
2. Prüfen Sie Kundentyp, Rechnungsadresse und USt.-ID.
3. Korrigieren Sie die Daten.
4. Prüfen Sie die Steuerkonfiguration.
5. Erstellen Sie erst danach eine neue Rechnung oder Korrektur.

Weitere Informationen:

• Steuern konfigurieren
• Steuern und Währungen

Szenario C: Falsches Produkt oder falsche Option

Wenn ein falsches Produkt oder eine falsche Option abgerechnet wurde:

1. Öffnen Sie den Kunden.
2. Öffnen Sie die betroffene Subscription.
3. Prüfen Sie Produkt, Optionen und Preise.
4. Korrigieren Sie die Subscription oder erfassen Sie eine passende Folgeaktion.
5. Prüfen Sie, ob Proration ausgelöst wird.
6. Erzeugen Sie anschließend die passende neue Rechnung oder Korrektur.

Weitere Informationen:

• Subscription bearbeiten
• Produkt wechseln
• Option buchen / wechseln
• Proration

Szenario D: Falscher Preis oder falscher Steuersatz

Wenn Preis, Steuerkategorie oder Steuersatz falsch waren:

1. Prüfen Sie Produkt, Option und Preis.
2. Prüfen Sie die Steuerkategorie des Produkts.
3. Prüfen Sie den Steuerkatalog.
4. Prüfen Sie Kundentyp, Land und USt.-ID.
5. Korrigieren Sie die Konfiguration.
6. Testen Sie den Fall idealerweise im Playground.
7. Erzeugen Sie anschließend die passende Korrektur oder neue Rechnung.

Weitere Informationen:

• Preise definieren
• Steuern konfigurieren
• Rechnungslogik

Schritt 4: Neue Rechnung erzeugen

Nachdem die Fehlerursache korrigiert wurde, kann eine neue Rechnung erzeugt werden.

Je nach Prozess und Konfiguration kann dies erfolgen durch:

• nächsten automatischen Billrun
• manuellen Billrun
• gezielten Billing-Prozess über API
• neue Bestellung oder neue Subscription-Aktion
• Korrekturprozess

Wichtig: Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass ein Storno allein alle ursprünglichen Positionen wieder abrechenbar macht. Je nach Billing-Prozess muss die neue Rechnung gezielt erzeugt oder der Korrekturfall separat behandelt werden.

Prüfen Sie daher:

• Welche Positionen sollen erneut abgerechnet werden?
• Sind die zugrunde liegenden Daten korrigiert?
• Sind die Positionen im Billing erneut abrechenbar?
• Soll eine neue Rechnung oder eine Rechnungskorrektur entstehen?
• Ist ein manueller Billrun erforderlich?
• Muss der Support oder Finance eingebunden werden?

Schritt 5: Neue Rechnung prüfen

Prüfen Sie die neu erzeugte Rechnung vor dem Versand oder nach der Erstellung sorgfältig.

Prüfen Sie insbesondere:

• Kunde
• Adresse
• USt.-ID
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum
• Produkt und Optionen
• Mengen
• Preise
• Steuern
• Summen
• Zahlungsziel
• PDF-Dokument
• eRechnung, sofern relevant

Wenn Ihr Billing-Prozess eine Prüfung vor Finalisierung unterstützt, nutzen Sie diese Möglichkeit.

Schritt 6: Zahlung, Guthaben und offene Posten prüfen

Nach Storno, Korrektur oder Neuerstellung müssen offene Posten und Zahlungen geprüft werden.

Originalrechnung war noch nicht bezahlt

Wenn die ursprüngliche Rechnung noch nicht bezahlt war:

• Die Stornorechnung neutralisiert die offene Forderung.
• Die neue Rechnung erzeugt eine neue Forderung.
• Der Kunde bezahlt die neue korrekte Rechnung.
• Es ist kein Refund erforderlich.

Originalrechnung war bereits bezahlt

Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits bezahlt war:

• Durch Storno oder Korrektur kann ein Guthaben entstehen.
• Dieses Guthaben kann mit einer neuen Rechnung verrechnet werden.
• Wenn die neue Rechnung niedriger ist, kann ein Restguthaben verbleiben.
• Wenn die neue Rechnung höher ist, muss der Kunde die Differenz zahlen.
• Wenn Geld tatsächlich zurückgezahlt werden soll, ist ein Refund erforderlich.

Weitere Informationen:

• Erstattung erfassen
• Zahlungseingänge prüfen
• Zahlungsstatus

Workflow: Nur einen Betrag nachträglich mindern

Wenn die Rechnung nicht vollständig falsch war, sondern nur ein Betrag gemindert werden soll, ist eine Rechnungskorrektur oft passender als ein Storno.

Typische Fälle:

• nachträglicher Rabatt
• anteilige Korrektur
• Rückvergütung
• nicht genutzte Leistung
• Proration
• teilweise Rücknahme einer Leistung

Vorgehen:

1. Prüfen Sie die Originalrechnung.
2. Klären Sie den Korrekturgrund.
3. Erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder lösen Sie den passenden Korrekturprozess aus.
4. Prüfen Sie, ob ein Guthaben entsteht.
5. Entscheiden Sie, ob das Guthaben verrechnet oder erstattet werden soll.
6. Dokumentieren Sie den Vorgang.

Eine INVOICE_CORRECTION reduziert eine Forderung oder erzeugt ein Guthaben. Sie zahlt aber nicht automatisch Geld zurück.

Workflow: Kulanz auf der nächsten Rechnung berücksichtigen

Wenn Sie dem Kunden aus Kulanz einen Betrag auf einer späteren Rechnung gutschreiben möchten, ist eine OCC vom Typ CREDIT geeignet.

Beispiel:

Der Kunde erhält wegen eines Serviceausfalls 10,00 €.

Vorgehen:

1. Öffnen Sie den Kunden oder den relevanten Abrechnungskontext.
2. Erfassen Sie eine OCC vom Typ CREDIT.
3. Hinterlegen Sie Betrag, Beschreibung und Grund.
4. Die OCC wird im nächsten geeigneten Billrun berücksichtigt.
5. Die nächste Rechnung wird um den Betrag reduziert.

In diesem Fall wird keine frühere Rechnung storniert.

Workflow: Bereits gezahltes Geld zurückzahlen

Wenn der Kunde tatsächlich Geld zurückerhalten soll, benötigen Sie einen Refund.

Vorgehen:

1. Prüfen Sie die fachliche Grundlage, zum Beispiel Storno, Rechnungskorrektur oder Guthaben.
2. Prüfen Sie, ob eine erfolgreiche Zahlung vorhanden ist.
3. Öffnen Sie die Zahlung oder Transaktion.
4. Lösen Sie die Erstattung aus, sofern der Prozess und Zahlungsanbieter dies unterstützen.
5. Prüfen Sie den Erstattungsstatus.
6. Prüfen Sie Journal und offene Posten.

Wichtig: Eine fehlgeschlagene Zahlung kann nicht erstattet werden, weil kein Geld eingegangen ist.

Beispiel: Falsche Rechnungsadresse

Eine finalisierte Rechnung enthält eine falsche Rechnungsadresse.

Vorgehen:

1. Rechnung stornieren.
2. Rechnungsadresse am Kunden korrigieren.
3. Neue Rechnung mit korrekter Adresse erzeugen.
4. Neue Rechnung prüfen.
5. Zahlungsstatus und offene Posten prüfen.

Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits bezahlt war, muss geprüft werden, ob die Zahlung mit der neuen Rechnung verrechnet werden kann oder ob ein weiterer Zahlungsvorgang erforderlich ist.

Beispiel: Falscher Tarif

Eine Subscription wurde mit einem falschen Tarif abgerechnet.

Vorgehen:

1. Rechnung prüfen.
2. Entscheiden, ob vollständiges Storno oder Rechnungskorrektur erforderlich ist.
3. Bei vollständigem Fehler: Rechnung stornieren.
4. Subscription oder Produktzuordnung korrigieren.
5. Neue Rechnung oder Korrektur erzeugen.
6. offene Posten, Guthaben und Zahlungen prüfen.

Beispiel: Nachträglicher Kulanzbetrag

Der Kunde erhält nachträglich 20,00 € Kulanz, die auf der nächsten Rechnung berücksichtigt werden soll.

Vorgehen:

1. Keine Stornierung der alten Rechnung.
2. OCC vom Typ CREDIT erfassen.
3. Beim nächsten Billrun wird der Betrag als mindernde Position berücksichtigt.

Beispiel: Rechnung bereits bezahlt und neuer Betrag ist niedriger

Eine Rechnung über 100,00 € wurde bereits bezahlt. Später wird festgestellt, dass korrekt nur 80,00 € hätten berechnet werden dürfen.

Möglicher Ablauf:

1. Rechnung wird storniert oder eine Rechnungskorrektur wird erzeugt, abhängig vom Fehler.
2. Der Kunde hat rechnerisch ein Guthaben über 20,00 €.
3. Dieses Guthaben kann mit künftigen Rechnungen verrechnet werden.
4. Alternativ kann ein Refund über 20,00 € ausgelöst werden.

Typische Fehler vermeiden

Finalisierte Rechnung direkt ändern wollen

Finalisierte Rechnungen dürfen nicht direkt geändert oder durch ein neues PDF ersetzt werden.

Verwenden Sie Storno, Rechnungskorrektur oder einen geeigneten Folgeprozess.

Immer stornieren, obwohl nur ein Teilbetrag betroffen ist

Wenn nur ein Teilbetrag gemindert werden soll, kann eine INVOICE_CORRECTION oder OCC passender sein als ein vollständiges Storno.

CREDIT_NOTE für Kundengutschriften verwenden

CREDIT_NOTE ist in tebio für Provisionsabrechnungen im Partner-Billing vorgesehen.

Kundengutschriften werden über INVOICE_CORRECTION, INVOICE_CANCELLATION, OCC oder Refund abgebildet.

Storno mit Refund verwechseln

Ein Storno neutralisiert eine Rechnung.

Ein Refund zahlt Geld zurück.

Wenn die Rechnung bereits bezahlt war, muss zusätzlich geprüft werden, ob ein Refund erforderlich ist.

OCC als sofortige Auszahlung verstehen

Eine OCC wird auf einer späteren Rechnung berücksichtigt.

Sie führt nicht automatisch zu einer Auszahlung.

Fehlerursache nicht korrigieren

Wenn Sie nach einem Storno direkt neu abrechnen, ohne die Ursache zu beheben, entsteht wahrscheinlich erneut eine falsche Rechnung.

Zahlungsstatus nicht prüfen

Nach Storno oder Korrektur müssen offene Posten, Guthaben und Zahlungen geprüft werden.

Best Practices

• Prüfen Sie zuerst, ob Storno, Rechnungskorrektur, OCC oder Refund passend ist.
• Stornieren Sie nur, wenn die Rechnung vollständig neutralisiert werden soll.
• Verwenden Sie Rechnungskorrekturen für nachträgliche Minderungen.
• Verwenden Sie OCCs für Kulanzbeträge oder Nachbelastungen auf späteren Rechnungen.
• Verwenden Sie Refunds nur für tatsächlich gezahlte Beträge.
• Korrigieren Sie zuerst die Ursache, bevor Sie neu abrechnen.
• Prüfen Sie neue Rechnungen vor dem Versand.
• Dokumentieren Sie den Korrekturgrund.
• Prüfen Sie offene Posten, Guthaben und Journal.
• Stimmen Sie steuerliche Sonderfälle mit Finance oder Steuerberatung ab.

API-Hinweis

Für API-Integrationen sind insbesondere folgende Punkte relevant:

Bereich	Bedeutung
Invoice	Rechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen
cancelInvoice	erzeugt eine INVOICE_CANCELLATION für finalisierte Rechnungen
Billing	Billrun, Korrekturprozesse und OCCs
Payment	erfolgreiche Zahlungen und Refunds
Journal	buchhalterische Dokumentation
Customer	offene Posten, Guthaben und Kundenzuordnung
Subscription	Auslöser für Proration oder korrigierende Folgeprozesse
Document	erzeugte PDF- oder eRechnungsdokumente
Event History	Nachvollziehbarkeit von Storno, Korrektur und Refund

Die genaue technische Umsetzung der Endpunkte, Dokumenttypen, Statuswerte und Payloads ist in der API-Referenz beschrieben.

Verwandte Themen

• Rechnung stornieren
• Erstattung erfassen
• Gutschrift erstellen
• Gutschriften, Korrekturen und Erstattungen
• Proration
• Rechnungslogik
• Rechnungen, Quittungen und eRechnungen
• Zahlungseingänge prüfen
• Zahlungsstatus
• Journal einsehen
• Glossar