Rechnung verstehen

Rechnungsrückfragen gehören zu den häufigsten Anliegen im Kundenservice. Das tebio Business-Portal nutzt eine White-Label-Vorlage für Rechnungen, die Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Zahlungsbelege automatisch im Branding Ihres Unternehmens generiert. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, den strukturellen Aufbau der generierten PDF-Dokumente zu verstehen, um Kunden verständlich Auskunft geben zu können.

Wann brauche ich diese Funktion?

Nutzen Sie diesen Leitfaden, wenn:

Ein Kunde anruft und eine bestimmte Position auf seiner Rechnung, zum Beispiel eine unerwartete Gutschrift oder Nachberechnung, nicht versteht.
Sie prüfen möchten, wo genau Steuern, Rabatte oder hinterlegte SEPA-Mandate auf dem Dokument abgedruckt werden.
Sie den Unterschied zwischen einer regulären Abrechnung und einer Korrekturrechnung nachvollziehen müssen.

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugriff auf das tebio Business-Portal und das Recht, die Dokumente des jeweiligen Kunden einzusehen (z. B. über die Reiter Dokumente oder Rechnungen in der Kundenansicht).

Aufbau der PDF-Rechnung

Die Dokumente folgen einem standardisierten, übersichtlichen Layout, das in verschiedene Blöcke unterteilt ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kopfdaten und Anschrift

Oben: Ihr hochgeladenes Logo.
Links: Die Rechnungsanschrift des Kunden.
Rechts (Infobox): Der Dokumententyp (z. B. Aboabrechnung oder Korrekturrechnung), der Abrechnungsmonat, die Kundennummer, die eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie das Fälligkeitsdatum (Fällig bis).

2. Rechnungspositionen

Hier werden die eigentlichen Leistungen aufgeführt. Jede Zeile (Position) enthält:

Beschreibung: Den Namen des Produkts.
Leistungszeitraum: Das genaue Start- und Enddatum für diese Position (z. B. 01.05.2026 - 31.05.2026).
Rabatte (falls vorhanden): Eventuelle Preisnachlässe (z. B. “Rabatt für Zahlungsweise ‘jährlich’”) werden direkt unter der Hauptposition als Einrückung mitsamt dem Prozentsatz und dem abgebuchten Rabattbetrag ausgewiesen.
Steuersatz und Betrag: Der angewendete Steuersatz (z. B. 7,0 %) und der zugehörige Bruttobetrag.

3. Steuerausweis

Unter den Einzelpositionen folgt die Zusammenfassung:

Gesamtbetrag (brutto): Die Summe aller Positionen.
Darin enthaltene Steuern: tebio schlüsselt die enthaltenen Steuern nach Steuersätzen auf (zum Beispiel USt.-Betrag für 346,87 bei 7,0 % = 24,28).
Zu zahlender Betrag: Der finale Rechnungsbetrag.

4. Hinweistexte und Zahlungsanweisung

Das System fügt je nach gewählter Zahlungsart automatisch den passenden Fußtext an:

Überweisung: Aufforderung zur Zahlung inklusive Kontoverbindung (IBAN, BIC) und Verwendungszweck (meist die Rechnungsnummer). Zusätzlich wird in der Regel ein EPC-konformer QR-Code (GiroCode) aufgedruckt, den Kunden mit ihrer Banking-App scannen können.
Lastschrift (SEPA): Hinweis auf den Bankeinzug inkl. maskierter IBAN, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID.
Kreditkarte / PayPal: Kurze Bestätigung, dass die Zahlung über das jeweilige Zahlungsmittel (inkl. maskierter Kreditkartennummer) abgewickelt bzw. eingezogen wird.

Außerdem können in diesem Block systemspezifische Hinweise stehen, z. B. wenn Pausen (Unterbrechungen der Subscription) im Rechnungsbetrag berücksichtigt wurden.

Ergebnis

Wenn Sie den Aufbau der Rechnung kennen, können Sie die im System (im Reiter “Abonnements” oder “Rechnungen”) angezeigten Rohdaten mit dem PDF-Dokument abgleichen und dem Kunden seine Gebühren transparent erläutern.

Hinweise und typische Fehler

Proration (Anteilige Berechnung): Ein häufiger Grund für Rückfragen sind ungewohnte Beträge. Wenn ein Kunde innerhalb eines Abrechnungszyklus bucht, kündigt oder eine Pause einlegt, berechnet tebio die Gebühren tagesgenau. Achten Sie in diesem Fall auf den Leistungszeitraum direkt unter dem Positionsnamen. Er weicht dann vom Standardzyklus ab (z. B. nur 5 Tage statt eines vollen Monats).
Rechnungskorrekturen: Wenn nachträglich Änderungen an bereits abgerechneten Zeiträumen vorgenommen werden (z. B. eine rückwirkend eingetragene Urlaubspause), erstellt das System eine “Korrekturrechnung”. Diese enthält oft negative Beträge (Gutschriften für den alten Zustand, z. B. “Grund der Erstattung: Pause”) und positive Beträge (Neuberechnung für den verbleibenden Zeitraum). Im Fußtext steht dann, ob das resultierende Guthaben überwiesen oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.

API-Hinweise

Die White-Label-Vorlage für Rechnungen kann nicht eigenständig modifiziert werden. Es ist jedoch möglich, Labels und Bezeichnungen, die das Template nutzt, individuell anzupassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Rechnungseinstellungen verwalten.