Nachrichtenvorlagen verwalten
Im Bereich Nachrichtenvorlagen (unter Kommunikationsmanagement) konfigurieren Sie Inhalt und Gestaltung automatisierter Benachrichtigungen. Hier verbinden Sie Inhalte, Layout und Formatierung mit den dynamischen Daten aus tebio, um für jedes Systemereignis die passende Nachricht – per E-Mail oder Brief – zu generieren.
Wann brauche ich diese Funktion?
Abschnitt betitelt „Wann brauche ich diese Funktion?“Diese Funktion bildet den Abschluss der Kommunikationskonfiguration. Nachdem Sie in der Ereignisauswahl bestimmt haben, wann das System kommuniziert, legen Sie hier fest, welcher Inhalt kommuniziert wird. Für jedes ausgewählte Ereignis ist eine Vorlage erforderlich.
Navigieren Sie im linken Menü zu Kommunikationsmanagement > Nachrichtenvorlagen. Sie finden hier zwei Reiter: E-Mails und Briefe.
1. E-Mail-Vorlage erstellen
Abschnitt betitelt „1. E-Mail-Vorlage erstellen“Wechseln Sie in den Reiter E-Mails und klicken Sie auf E-Mail-Vorlage erstellen.
Metadaten und Betreff
Abschnitt betitelt „Metadaten und Betreff“- Ereignis: Wählen Sie im Dropdown das Systemereignis aus, für das diese Vorlage genutzt werden soll (z. B. “Rechnung verfügbar”).
- Name und Sprache: Vergeben Sie einen internen Namen und legen Sie die Sprache fest.
- Betreff: Formulieren Sie die Betreffzeile. (Tipp: Sie können das Zeichen
@tippen, um direkt dynamische Parameter, zum Beispiel eine Rechnungsnummer, in den Betreff einzufügen).
Editor und Live-Vorschau
Abschnitt betitelt „Editor und Live-Vorschau“Im Bereich Vorlage anpassen finden Sie den Editor auf der linken und eine Live-Vorschau auf der rechten Seite.
- Sie können zwischen einem komfortablen Text-Modus (WYSIWYG-Editor für Formatierungen wie Fett, Kursiv oder Tabellen) und dem HTML-Modus für individuelle Layout-Anpassungen wechseln.
- Variablen (Go-Templates): Das System nutzt eine Template-Sprache (Go). Über Parameter der Vorlage können Sie verfügbare Variablen einsehen. Diese Variablen werden in geschweiften Klammern geschrieben (z. B.
{{ .productName }}) und beim Versand automatisch mit den Daten des Kunden oder Vorgangs befüllt. Auch Logikabfragen wie{{ - if .productName }}sind im HTML-Modus möglich. - Live-Vorschau: Klicken Sie nach jeder Änderung auf eine beliebige Stelle im Vorschaufenster rechts, um Ihr Design sofort visuell zu kontrollieren. Um die Lesbarkeit beim Bearbeiten zu verbessern, hat das System für jeden Parameter einen Beispieltext hinterlegt, der in der Vorschau anstelle der technischen Variable angezeigt wird.
2. Briefvorlage erstellen
Abschnitt betitelt „2. Briefvorlage erstellen“Das Erstellen von Briefen funktioniert konzeptionell fast identisch zur E-Mail. Wechseln Sie in den Reiter Briefe und klicken Sie auf Briefvorlage erstellen.
Besonderheit beim Brief: Der Fußzeilen-Editor
Abschnitt betitelt „Besonderheit beim Brief: Der Fußzeilen-Editor“Zusätzlich zum normalen Textfenster bietet die Briefvorlage unten spezielle Einstellungen für den genormten Briefbogen.
- Das Briefpapier verfügt am unteren Rand über bis zu drei Fußzeilenspalten.
- Wenn Sie in der Live-Vorschau auf eine dieser Spalten klicken, öffnet sich links der zugehörige Editor.
- Pro Spalte können Sie bis zu 5 Textzeilen definieren (Zeile 0 bis 4). Bitte beachten Sie die im Interface angegebenen Zeichenlimits (maximal 25 beziehungsweise 27 Zeichen pro Zeile), damit der Text sauber in die normierte Spalte der E-POST passt.
Speichern Sie Ihre Vorlagen abschließend über den Button Erstellen bzw. Änderungen speichern.
Hinweise und typische Fehler
Abschnitt betitelt „Hinweise und typische Fehler“- Syntaxfehler im Code: Wenn Sie im HTML-Modus arbeiten, achten Sie sorgfältig auf die schließenden Klammern der Go-Templates. Ein vergessenes
{{ end }}kann dazu führen, dass die Nachricht später vom System nicht generiert werden kann. - Falsches Ereignis ausgewählt: Wenn Sie eine Vorlage bauen, aber im Dropdown das falsche “Ereignis” auswählen, wird das System bei Eintreffen des eigentlich gewünschten Triggers keine Nachricht versenden, da es die Zuordnung nicht findet.
Ihre Vorlage ist eingerichtet und kann für das ausgewählte Ereignis verwendet werden. Zusammen mit Kommunikationskanälen und Ereignisauswahl kann tebio nun passende Nachrichten an Kunden senden.
API-Hinweise
Abschnitt betitelt „API-Hinweise“Vorlagen für E-Mails, Briefe und andere Nachrichten können Sie über die API verwalten und zum Beispiel aus einem Git-Repository per CI/CD-Pipeline in tebio bereitstellen.
- E-Mail-Vorlagen suchen: Search email templates
- E-Mail-Vorlage erstellen: Create an email template
- Briefvorlagen (Letter) suchen: Search letter templates
- Nachrichten-Kategorien verwalten: Search messaging categories