Nummerierungen festlegen

Im Bereich Individuelle Nummerierung definieren Sie, nach welchem Schema Kunden, Subscriptions und Bestellungen im tebio Business-Portal fortlaufend nummeriert oder referenziert werden.

Wann brauche ich diese Funktion?

Diese Funktion benötigen Sie, wenn Sie Ihre eigenen firmeninternen Nummernkreise oder Präfixe verwenden möchten, um Kundennummern, Subscription-Nummern oder Bestellnummern eindeutig und konsistent zu vergeben. Dies ist besonders wichtig für eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder externen ERP-Systemen.

Voraussetzungen

• Sie sind im tebio Business-Portal angemeldet.
• Das Produkt Subscription Management ist für Ihren Tenant gebucht.
• Sie verfügen über ausreichende Berechtigungen für die Plattform-Einstellungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Einstellungsbereich öffnen: Navigieren Sie im tebio Business-Portal zu den Allgemeinen Einstellungen (über das Zahnrad-Symbol) und wählen Sie im Bereich Plattform den Punkt Individuelle Nummerierung (oder Nummerierungen festlegen, je nach Bezeichnung im Portal).
2. Entitäten prüfen: Auf der Konfigurationsseite finden Sie separate Eingabefelder für Kunden, Subscriptions und Bestellungen.
3. Präfix festlegen: Tragen Sie im Feld für das Präfix ein kurzes Kürzel ein, das der Nummer vorangestellt werden soll (zum Beispiel CUST für Kunden oder SUB für Subscriptions). Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erfolgt die Nummerierung je nach Konfiguration ohne eigenes Präfix oder mit einem systemseitigen Standardpräfix.
4. Startnummer definieren: Legen Sie im Feld Startnummer fest, mit welcher Zahl die Zählung beginnen soll (zum Beispiel 1000). Die Startnummer muss eine positive, ganze Zahl sein.
5. Formatierung prüfen: tebio generiert das zukünftige Nummernschema automatisch aus der Kombination Ihrer Eingaben. Das typische Format lautet {Präfix}-{Nummer} (beispielsweise CUST-1001, CUST-1002, fortlaufend).
6. Speichern: Klicken Sie abschließend auf Speichern, um die neuen Nummernkreise für künftige Datensätze zu aktivieren.

Ergebnis

Nach dem Speichern wendet tebio das neue Nummerierungsschema automatisch auf alle künftig erstellten Kunden, Subscriptions und Bestellungen an. Die nächste vergebene Nummer orientiert sich an der von Ihnen festgelegten Startnummer und dem Präfix.

Hinweise und typische Fehler

Keine Rückwirkung auf alte Datensätze

Das Ändern der Nummerierung wirkt sich nur auf zukünftige Datensätze aus. Bereits bestehende Kunden, Subscriptions oder Bestellungen behalten ihre bisherigen Nummern.

Startnummer prüfen

Es können keine negativen Zahlen oder Kommazahlen als Startnummer eingegeben werden. tebio gibt bei fehlerhafter Eingabe eine entsprechende Warnung aus.

Lücken in Nummernkreisen verstehen

Einmalig generierte Nummern werden bei abgebrochenen oder stornierten Datensätzen aus Gründen der Nachvollziehbarkeit in der Regel nicht erneut vergeben. Die fortlaufende Zählung wird stets fortgesetzt.

API-Hinweis

Die Nummerierungsmuster (technisch sogenannte Numbering Patterns) werden in der Regel einmalig bei der initialen Einrichtung über die UI eingerichtet. Sie können jedoch auch per API ausgelesen und konfiguriert werden, falls Sie die Umgebungseinstellungen automatisiert ausrollen.

• Kundennummern: Get ext customer ref numbering pattern
• Subscription-Nummern: Get ext subscription ref numbering pattern
• Bestellnummern: Get ext order ref numbering pattern

Nutzen Sie für Änderungen den jeweiligen PUT-Endpunkt.

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