Einstellungen und Konfiguration im Überblick

Die Allgemeinen Einstellungen im tebio Business-Portal bilden das Fundament Ihrer Plattform. Bevor Sie Kunden anlegen, Produkte vermarkten oder erste Subscriptions verkaufen, sollte das System auf Ihre rechtlichen, steuerlichen, abrechnungsbezogenen und operativen Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmt werden.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Einstellungsbereiche und hilft Ihnen dabei, die Konfiguration in einer sinnvollen Reihenfolge vorzunehmen.

Welche Bereiche gibt es?

Die Allgemeinen Einstellungen sind im tebio Business-Portal thematisch in folgende Kernbereiche unterteilt:

Plattform: Basiseinstellungen wie das eigene Benutzerkonto, weitere Benutzerkonten für Teammitglieder, benutzerdefinierte Felder, Nummerierungen für Kunden, Subscriptions und Bestellungen sowie die optionale Shop-Konfiguration.
Unternehmen: Zentrale Unternehmensangaben und öffentlicher Auftritt Ihres Unternehmens. Hier pflegen Sie Firmendaten, Kontakte, Branding, Hosted Pages, Steuern, Verträge mit tebio sowie Services und Integrationen.
Fakturierung und Rechnungen: Einstellungen für Zahlungsmethoden, Fakturierung von Subscriptions, Rechnungsvorlagen, Quittungen, Rechnungsnummern und Finanzbuchhaltung.
Kommunikationsmanagement: Steuerung der Kunden- und Partnerkommunikation. Hier konfigurieren Sie Kommunikationskanäle, Ereignisauswahl, Nachrichtenvorlagen, gesendete Nachrichten und Helpdesk konfigurieren.
Vertriebspartner: Einstellungen für Vertriebspartner-Onboarding und Provisionsabrechnung.
Kunden: Einstellungen für das Kunden-Onboarding.

Welche Einstellungen sind erforderlich, empfohlen oder optional?

Nicht jede Einstellung muss direkt vorgenommen werden. Für den produktiven Einsatz sollten Sie zwischen erforderlichen, empfohlenen und optionalen Einstellungen unterscheiden.

Erforderlich vor dem Livegang

Diese Einstellungen sollten vor dem Produktivstart geprüft und abgeschlossen sein:

Firmendaten und Unternehmenskontakte
Steuern und steuerliche Einstellungen
Zahlungsmethoden
Fakturierung
Rechnungseinstellungen und Rechnungsvorlagen
Finanzbuchhaltung
relevante Kommunikationskanäle, Ereignisauswahl und Pflichtbenachrichtigungen

Ohne diese Einstellungen können Rechnungen, Zahlungen, Dokumente und buchhaltungsrelevante Prozesse nicht zuverlässig im Produktivbetrieb genutzt werden.

Optional oder abhängig vom Geschäftsmodell

Diese Einstellungen sind abhängig davon, welche Funktionen Sie nutzen möchten:

Shop-Konfiguration
benutzerdefinierte Felder
Helpdesk-Konfiguration
Vertriebspartner-Onboarding
Provisionsabrechnung
Services und Integrationen
API-Schlüssel und Webhooks
Kunden-Onboarding

In welcher Reihenfolge sollten Sie vorgehen?

Um Abhängigkeiten zu berücksichtigen, empfiehlt sich eine schrittweise Einrichtung.

1. Basis und Team einrichten

Beginnen Sie mit den grundlegenden Plattformeinstellungen:

Eigenes Benutzerkonto verwalten
Weitere Benutzer anlegen
Nummerierungen festlegen
Eigenschaften konfigurieren, falls zusätzliche Datenfelder benötigt werden

Damit stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf das tebio Business-Portal haben und zentrale Nummerierungsschemata festgelegt sind.

2. Unternehmensauftritt und Pflichtangaben einrichten

Ergänzen Sie anschließend die Angaben zu Ihrem Unternehmen und konfigurieren Sie den Außenauftritt Ihres Unternehmens:

Firmendaten und Kontakte verwalten
Branding und Design konfigurieren
Hosted Pages einrichten, falls Bestellseiten, Self-Care / Kundenportal oder Partnerportal genutzt werden
Steuern konfigurieren

Diese Einstellungen wirken sich auf Rechnungen, Hosted Pages, Kundenkommunikation und steuerliche Prozesse aus.

3. Finanzen und Abrechnung vorbereiten

Konfigurieren Sie danach die abrechnungs- und zahlungsrelevanten Einstellungen:

Diese Einstellungen sollten vor dem Livegang besonders sorgfältig geprüft werden.

4. Kommunikation und Support vorbereiten

Richten Sie anschließend die Kommunikation mit Kunden und Vertriebspartnern ein:

Kommunikationskanäle einrichten
Ereignisauswahl konfigurieren
Nachrichtenvorlagen verwalten
Gesendete Nachrichten einsehen
Helpdesk konfigurieren, falls Ticketprozesse genutzt werden

Kommunikationskanäle, Ereignisauswahl und Nachrichtenvorlagen sollten gemeinsam geprüft werden. Ein aktiviertes Ereignis ohne passende Vorlage oder ein eingerichteter Kanal ohne aktivierte Ereignisse führt nicht zum gewünschten Kommunikationsprozess.

5. Erweiterungen und optionale Prozesse einrichten

Konfigurieren Sie abschließend die Bereiche, die für Ihr Geschäftsmodell relevant sind:

Shop einrichten, falls Waren oder Einmalverkäufe angeboten werden
Services und Integrationen verwalten
Vertriebspartner-Onboarding konfigurieren, falls Vertriebspartner genutzt werden
Provisionsabrechnung konfigurieren, falls Provisionen über tebio abgerechnet werden
Kunden-Onboarding konfigurieren, falls Kunden-Onboarding-Prozesse genutzt werden
API-Schlüssel erstellen, falls externe Systeme angebunden werden
Webhooks einrichten, falls externe Systeme über Ereignisse informiert werden sollen

Checkliste vor dem Livegang

Bevor Sie mit echten Kunden und produktiven Zahlungen arbeiten, sollten Sie folgende Punkte prüfen: