Zahlung erfassen

Die tebio Plattform ist auf automatisierte Zahlungsabwicklungen (infolge von Billruns) ausgelegt. Es gibt jedoch zwei spezifische Anwendungsfälle, in denen ein Zahlungseingang manuell durch einen Mitarbeiter im System erfasst oder bestätigt werden muss:

Manuelle Erfassung einer Zahlung (Capture Payment): Ein Kunde hat seine offene Rechnung auf einem Weg beglichen, der nicht automatisch vom System verarbeitet wird (zum Beispiel in bar, per Nachnahme oder durch eine manuelle externe Überweisung).
Manuelle Bestätigung eines Zahlungseingangs (Finalize Payment): Eine Zahlungstransaktion läuft über eine konfigurierte externe Methode (z. B. SEPA-Lastschrift (extern)), für die das System keine automatisierte Status-Rückmeldung von der Hausbank erhält. Hier muss die erfolgreiche (oder fehlgeschlagene) Zahlungstransaktion manuell bestätigt werden.

Wann brauche ich diese Funktion?

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie:

Eine Barzahlung am Point of Sale (POS) verbuchen und mit einer bestehenden Rechnung verknüpfen wollen.
Einen Zahlungseingang auf dem Bankkonto (der nicht durch einen automatisierten Abgleich erfasst wurde) manuell nachtragen müssen.
Bei den externen Zahlungsarten Lastschrift und Überweisung (mit Status-Model FINALIZE_DRIVEN_STATUS) den Abschluss der Transaktion bestätigen müssen.

Voraussetzungen und Einschränkungen

Je nach Use-Case gelten unterschiedliche Systemvoraussetzungen, damit die entsprechenden Buttons eingeblendet werden:

Für “Zahlung erfassen” (Capture Payment)

Rechnungsart: Es muss sich um eine reguläre Rechnung handeln (Typ = Rechnung).
Status: Der Rechnungsstatus (Settlement Status) muss Nicht ausgeglichen (Not Settled) oder Teilweise ausgeglichen (Settled Partially) sein.
Buchhaltung: Die Rechnung muss bereits erfolgreich in das Finanzjournal übertragen worden sein (eine journalEntryUuid muss vorhanden sein).

Für “Zahlungseingang bestätigen” (Finalize Payment)

Zahlungsmethode: Die zugrundeliegende Zahlungsmethode muss eine externe Methode wie Überweisung (EXTERNAL_SEPA) oder Lastschrift (EXTERNAL_DIRECT_DEBIT) sein.
Statusmodell: Das System muss für diese Methode auf FINALIZE_DRIVEN_STATUS konfiguriert sein (siehe auch Zahlungsmethoden konfigurieren).
Transaktionsstatus: Die spezifische Zahlungstransaktion muss den Status Ausstehend (PENDING) haben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Fall 1: Manuelle Erfassung (Capture Payment)

Öffnen Sie die Detailansicht der gewünschten offenen Rechnung.
Wechseln Sie in den Reiter Zahlungen.
Klicken Sie auf den grünen Button Zahlung erfassen.
Es öffnet sich der Dialog “Manuelle Erfassung einer Zahlung für eine offene Rechnung”.
Geben Sie den exakten Betrag ein.
Wählen Sie die entsprechende Zahlungsmethode aus (z. B. “Barzahlung (extern)” oder “Nachnahme (extern)”).
Klicken Sie auf Zahlung erfassen, um den Vorgang abzuschließen. Die Zahlung wird nun mit der Rechnung verrechnet.

Fall 2: Bestätigung eines Zahlungseingangs (Finalize Payment)

Navigieren Sie entweder zum Reiter Zahlungen in den Rechnungsdetails oder rufen Sie die globale Transaktionsdetailansicht der spezifischen Zahlung auf.
Klicken Sie neben oder unter der ausstehenden Transaktion auf den Button Zahlung bestätigen.
Ein Dialog (“Finalen Status für eine Zahlungstransaktion setzen”) öffnet sich.
Wählen Sie aus, ob das Geld eingegangen ist:
- OK, Zahlung erhalten (voller Betrag): Setzt den finalen Status auf erfolgreich (CLOSED_OK).
- FEHLGESCHLAGEN, Zahlung nicht erhalten: Setzt den finalen Status auf fehlgeschlagen (CLOSED_FAILED).
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Bestätigen.

Hinweise und typische Fehler

Automatische Stornierung bei Fristüberschreitung: Wird bei externen Zahlungen (FINALIZE_DRIVEN_STATUS) der Status nicht innerhalb einer definierten Frist (Standard: 14 Tage) manuell auf “OK” oder “FAILED” gesetzt, markiert das System die Zahlung automatisch als fehlgeschlagen (CLOSED_FAILED).
Teilzahlungen: Bei der manuellen Erfassung einer Zahlung (Capture) kann auch ein Betrag angegeben werden, der kleiner als die Gesamtforderung ist. Der Settlement Status bleibt dann auf Teilweise ausgeglichen, bis der Restbetrag verbucht wurde.

Ergebnis

Der Zahlungseingang wurde ordnungsgemäß verbucht bzw. die ausstehende Transaktion finalisiert. Die entsprechenden Status (Rechnungs-Settlement oder Transaktions-Status) haben sich aktualisiert und stehen auch dem Finanzjournal (Buchhaltung) zur Verfügung.

API-Hinweise

Für die Integration in Drittsysteme (wie POS-Kassen oder externe Bank-Abgleiche) bietet die API dedizierte Endpunkte für beide Anwendungsfälle:

Endpunkt	Methode	Beschreibung	OperationId
`/v1/finance/manual-payment`	POST	Manuelle Zahlung erfassen	startManualPayment
`/v2/payment/transaction/finalize`	PATCH	Zahlungstransaktion manuell bestätigen	finalizePayment