Gutschrift erstellen
Im tebio Business-Portal werden Gutschriften (buchhalterisch oft als Rechnungskorrekturen bezeichnet) nicht als isolierte Freitextdokumente getippt, sondern basieren stets auf einem nachvollziehbaren System-Vorgang. Das sichert die Revisionssicherheit (Append Only) der Plattform.
Um eine Gutschrift für einen Kunden zu erzeugen, müssen Sie zwischen zwei unterschiedlichen Szenarien unterscheiden:
Szenario 1: Vollständige Stornierung einer bestehenden Rechnung
Abschnitt betitelt „Szenario 1: Vollständige Stornierung einer bestehenden Rechnung“Dieses Szenario greift, wenn eine systemseitig erzeugte Rechnung fehlerhaft ist (z. B. falscher Produktpreis abgerechnet oder falsche Kundenadresse zum Zeitpunkt des Billruns).
- Wenn die gesamte Forderung einer spezifischen Rechnung storniert werden muss.
- Sie möchten die Rechnung nach der Korrektur von Stammdaten neu und fehlerfrei erzeugen.
Vorgehen und Ergebnis
Abschnitt betitelt „Vorgehen und Ergebnis“Sie können die betreffende Rechnung nicht bearbeiten oder löschen. Stattdessen stornieren Sie das Dokument. Das System erzeugt im Moment der Stornierung vollautomatisch ein korrektes Gegen-Dokument – eine Rechnungskorrektur (Gutschrift) –, die den Ursprungsbetrag exakt ausgleicht. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung hierzu finden Sie im Artikel Rechnung stornieren.
Szenario 2: Einmalige Kulanz-Gutschrift (OCC) erstellen
Abschnitt betitelt „Szenario 2: Einmalige Kulanz-Gutschrift (OCC) erstellen“Dieses Szenario greift, wenn Sie dem Kunden einen flexiblen Betrag gutschreiben möchten, der unabhängig von der Stornierung einer kompletten Rechnung ist. In der Plattform wird hierfür das Instrument OCC (One-time Charge/Credit) genutzt.
Wann nutze ich dieses Szenario?
Abschnitt betitelt „Wann nutze ich dieses Szenario?“- Wenn Sie Kulanz-Gutschriften gewähren (z. B. nach einer Beschwerde).
- Wenn Sie Ausfallzeiten oder SLA-Verstöße kompensieren möchten.
- Wenn Sie dem Kunden einen einmaligen Bonus gewähren wollen.
Vorgehen
Abschnitt betitelt „Vorgehen“- Navigieren Sie über das Hauptmenü in das Kundenprofil des betreffenden Kunden.
- Wechseln Sie innerhalb des Kundenprofils auf den Reiter Rechnungen.
- Suchen Sie nach dem Button, um ein neues OCC (One-time Charge/Credit) zu erstellen.
- Füllen Sie das Formular aus:
- Typ: Wählen Sie hier unbedingt Credit (Gutschrift) aus (und nicht Charge/Gebühr).
- Betrag & Währung: Geben Sie den gewünschten Brutto- oder Nettobetrag an.
- Steuerkategorie: Wählen Sie die passende Steuerkategorie für die korrekte steuerliche Behandlung der Gutschrift aus.
- Beschreibung: Formulieren Sie einen aussagekräftigen Text (z. B. “Kulanzgutschrift für Ausfall am 01.05.”). Achtung: Dieser Text wird später auf dem Rechnungsdokument für den Kunden sichtbar sein.
- Anwendungsdatum (Application Date): Bestimmt, zu wann die Gutschrift im System wirksam wird.
- Speichern Sie den Vorgang.
Ergebnis
Abschnitt betitelt „Ergebnis“Die einmalige Gutschrift ist nun auf dem Kundenkonto (Subscription) hinterlegt. Beim nächsten regulären Billrun (Abrechnungslauf) greift das System diese Gutschrift auf und verrechnet den Betrag automatisch mit den fälligen Gebühren. Die Gutschrift wird dann als eigene Position auf dem Rechnungsdokument ausgewiesen oder – falls das Guthaben die neuen Forderungen übersteigt – als separates Guthaben-Dokument verschickt.
Ergebnis
Abschnitt betitelt „Ergebnis“Die Aktion wurde erfolgreich im System ausgeführt und die Übersicht aktualisiert sich entsprechend.
API-Hinweise
Abschnitt betitelt „API-Hinweise“Falls Sie Gutschriften aus Drittsystemen heraus triggern möchten:
| Endpunkt | Methode | Beschreibung | OperationId |
|---|---|---|---|
/v2/billing/occ | POST | Erzeugt ein neues OCC (Credit oder Charge) auf einer Subscription. | createOcc |
/v2/billing/invoice/{invoiceUuid}/cancel | POST | Storniert eine finale Rechnung und erzeugt automatisch das Gutschrift-Gegenbelegdokument. | cancelInvoice |