Finanzbuchhaltung konfigurieren

Im Bereich Finanzen unter Fakturierung und Rechnungen steuern Sie buchhalterische Funktionen der Plattform. Hier definieren Sie die grundlegenden Parameter, nach denen das System finanzielle Transaktionen dokumentiert und verbucht und für den Export in Ihre externe Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) vorbereitet.

Wann brauche ich diese Funktion?

Diese Konfigurationen sind die Voraussetzung für einen reibungslosen Buchhaltungsworkflow. Sie müssen diese Parameter (wie Kontenrahmen, Buchungsarten und Rundungsregeln) festlegen, bevor die ersten Live-Transaktionen verarbeitet werden, damit die Daten in Ihrem Buchhaltungssystem korrekt verbucht werden können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Navigieren Sie im linken Menü zu Fakturierung und Rechnungen > Finanzen.

1. Kontenrahmen

Überprüfen Sie in der ersten Box, ob Ihr gewünschter Kontenrahmen (z. B. SKR03 oder SKR04) aktiv ist. Die Einrichtung der Basis-Konten und das zugrunde liegende Buchungsschema sind vom System bereits vorkonfiguriert.

2. Buchungsart

Hier legen Sie die logische Struktur Ihrer Geschäftsvorfälle fest:

Einfache Buchführung (Single Entry): Für jeden Geschäftsvorgang wird lediglich ein einzelner Journaleintrag (ohne Gegenkonto) erstellt.
Doppelte Buchführung (Double Entry): (Standardeinstellung) Jede Transaktion führt zu mindestens zwei Einträgen, die sowohl die Soll- und Habenseite widerspiegeln.

3. Zusätzliche Einstellungen

In diesem Bereich nehmen Sie wichtige Details für die Kontendarstellung vor.

Rundung: Bestimmen Sie den Modus (z. B. Round Half Up = kaufmännisches Runden, bei dem ab 5 aufgerundet wird) sowie die Genauigkeit, typischerweise 2 Dezimalstellen.
Maximale Kontenlänge: Geben Sie an, wie viele Stellen Ihre Hauptbuchkonten maximal umfassen dürfen (z. B. 6).
Basiskontonummern: Definieren Sie hier die Startwerte (Basisnummern) für die automatische Generierung von Debitoren- und Kreditorenkonten (z. B. 4022000 für Debitoren).
Buchungsmethode: Dies ist eine entscheidende Einstellung für die Steuerzuordnung:
- INVOICE_WITH_TAX_POSTINGS: Die konventionelle Buchung, bei der die Steuer separat verbucht wird.
- INVOICE_WITHOUT_TAX: Die automatische Buchung ohne separate Steuerzeile (oft zwingend erforderlich für Nutzer von DATEV, die mit DATEV-Automatik-Konten arbeiten).
- INVOICE_WITH_TAX_KEY: Buchen mithilfe von Steuerschlüsseln.

Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Konfigurationen zu sichern.

Hinweise und typische Fehler

Konflikte mit DATEV-Automatik-Konten: Wenn Sie DATEV nutzen und in der Plattform INVOICE_WITH_TAX_POSTINGS (konventionelle Buchung) wählen, wird Ihre Buchhaltungssoftware die Steuer möglicherweise doppelt berechnen. Stellen Sie bei Nutzung von DATEV-Automatik-Konten die Methode unbedingt auf INVOICE_WITHOUT_TAX.
Kontenlänge überschritten: Achten Sie darauf, dass der Wert bei Maximale Kontenlänge mit den Vorgaben in Ihrem externen Finanzsystem übereinstimmt. Abgeschnittene Kontonummern führen zu fehlerhaften Importen.
Fehlende Helpdesk-Freigabe: Wenn Sie die Einstellungen hier vornehmen, aber den tebio Support nicht kontaktieren, werden die Zahlungs- und Buchungsprozesse im Hintergrund nicht gestartet. Ihre Transaktionen werden dann möglicherweise nicht weiterverarbeitet.

Ergebnis

Die Buchungslogik Ihres Portals ist nun auf Ihre externe Buchhaltung abgestimmt. Sobald der tebio Support die Hintergrundprozesse aktiviert hat, laufen Rechnungs- und Zahlungsverbuchungen automatisch im Hintergrund ab.

API-Hinweis

Für die Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) bietet die API umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für Kontenrahmen und Buchungsschemata.

Allgemeine Finance-Einstellungen: Get finance settings
Buchungsschema (Posting Scheme) abrufen: Get posting scheme
Buchungsschema aktualisieren: Set posting scheme
GL-Export-Konfiguration (Hauptbuch): Get GL export settings