Eigenschaften konfigurieren

Mit Eigenschaften beziehungsweise benutzerdefinierten Feldern können Sie das Standarddatenmodell von tebio um eigene Informationen erweitern. Sie legen individuell fest, welche zusätzlichen Datenfelder bei Kunden, Produkte, Subscriptions oder Vertriebspartnern erfasst werden sollen.

Wann brauche ich diese Funktion?

Diese Funktion benötigen Sie, wenn die Standardfelder der Plattform nicht ausreichen, um Ihr Geschäftsmodell abzubilden. Zum Beispiel, wenn Sie bei Kunden zwingend eine Kostenstelle abfragen möchten, bei Subscriptions eine externe Projekt-ID benötigen oder bei Produkten spezifische Hardware-Merkmale speichern müssen.

Voraussetzungen

Sie sind im tebio Business-Portal angemeldet.
Das Produkt Subscription Management ist für Ihren Tenant gebucht.
Sie verfügen über ausreichende Berechtigungen für die Plattform-Einstellungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einstellungsbereich öffnen: Navigieren Sie im tebio Business-Portal zu den Allgemeinen Einstellungen (über das Zahnrad-Symbol) und wählen Sie im Bereich Plattform den Punkt Eigenschaften konfigurieren (beziehungsweise Benutzerdefinierte Felder).
Bereich und Entitätstyp auswählen: Um bestehende Eigenschaften zu sehen oder neue anzulegen, müssen Sie den Kontext festlegen. Wählen Sie im ersten Dropdown den Bereich aus (zum Beispiel Kunde, Produkt, Vertriebspartner oder Subscription). Wählen Sie im zweiten Dropdown den genauen Entitätstyp (zum Beispiel bei Produkten, ob die Eigenschaft für ein Abo-Produkt, eine Option oder einen Shop-Artikel gilt).
Übersicht prüfen: Nach der Auswahl erscheint eine Tabelle mit allen bereits für diesen Kontext angelegten Eigenschaften. Sie sehen hier den Feldnamen sowie Einstellungen wie Sichtbar, Suchbar oder Pflichtfeld.
Neue Eigenschaft anlegen: Klicken Sie auf den Button Feld hinzufügen oder Erstellen, je nach Bezeichnung im Portal, um eine neue Eigenschaft zu konfigurieren.
Eigenschaftsdetails und Feldtyp festlegen: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen oder Feldnamen. Wählen Sie im Dropdown den Feldtyp aus (siehe Tabelle unten). Legen Sie zudem über Schalter fest, ob das Feld sichtbar ist, ob es in Suchanfragen berücksichtigt wird (Suchbar) und ob es zwingend ausgefüllt werden muss (Pflichtfeld).
Speichern: Speichern Sie Ihre Angaben, um die neue Eigenschaft im System anzulegen.

Unterstützte Feldtypen verstehen

Je nach Art der Information, die Sie erfassen möchten, können Sie bei der Anlage aus verschiedenen Feldtypen wählen. Jeder Feldtyp kann eigene Validierungsregeln haben:

Feldtyp	Beschreibung	Mögliche Regeln & Besonderheiten
String / Text	Für normale Text- und Zeichenketten.	Minimale und maximale Länge (Zeichen).
Integer / ganze Zahl	Für ganze Zahlen (ohne Nachkommastellen).	Minimaler und maximaler Zahlenwert.
Dezimalzahl	Für Kommazahlen (z. B. finanzielle oder metrische Werte).	Minimaler und maximaler Zahlenwert.
Boolean / Ja-Nein-Wert	Ein einfacher Ja/Nein-Schalter (Checkbox).	-
Datum / Datum & Zeit	Für kalendarische Angaben.	Einschränkungen auf bestimmte Zeiträume möglich.
E-Mail	Zur Erfassung und Validierung einer E-Mail-Adresse.	-
Telefon	Zur strukturierten Erfassung von Telefonnummern.	-
URI / URL	Zur Validierung von Webadressen und Links.	-
Vordefinierte Liste	Ein Dropdown-Menü mit vorgegebenen Optionen.	Definition der auswählbaren Werte; Einzelauswahl vs. Mehrfachauswahl.

Ergebnis

Nach dem Speichern ist die neue Eigenschaft für den gewählten Kontext verfügbar. Wenn Sie nun beispielsweise einen neuen Kunden oder eine neue Subscription anlegen oder bearbeiten, wird die neue Eigenschaft je nach Konfiguration als zusätzliches Eingabefeld in den entsprechenden Formularen des Portals angezeigt.

Hinweise und typische Fehler

Pflichtfelder mit Bedacht wählen

Wenn Sie eine Eigenschaft als Pflichtfeld markieren, können Business-User und API-Integrationen künftig keine neuen Datensätze in diesem Kontext mehr speichern, ohne den Wert für dieses Feld anzugeben. Bei bestehenden Integrationen kann dies zu Fehlern führen, wenn das neue Pflichtfeld noch nicht übermittelt wird.

Einmalige Zuordnung

Eigenschaften sind immer fest an einen Bereich und einen Entitätstyp gebunden. Eine Eigenschaft Projekt-ID, die Sie für Subscriptions konfigurieren, erscheint nicht automatisch auch in den Kundendaten.

Nachträgliche Löschung

Sie können Eigenschaften über die Listenansicht wieder löschen (Papierkorb-Symbol). Beachten Sie, dass damit das Feld aus den Formularen verschwindet, die bisher erfassten Daten systemseitig jedoch weiterhin historisch vorhanden sein können.

API-Hinweis

Benutzerdefinierte Felder (Custom Properties) sind vollständig in die tebio API integriert. Die Verwaltung gliedert sich in zwei Aspekte:

Konfiguration der Felder (Templates): Sie können die Eingabefelder und deren Validierungsregeln nicht nur über die Oberfläche verwalten, sondern auch über die API definieren. Für jeden Entitätsbereich gibt es technisch sogenannte Property Metadata Templates, über die Sie Felder erstellen, bearbeiten oder abfragen können. Beispiele für wichtige Endpunkte:
- Kunden: Create property template / Search property templates
- Produkte: Create property template
- Subscriptions: Create property template (Tipp: Diese Endpunkte existieren nach dem gleichen Namensmuster auch für client, finance, invoicing, order und salespartner.)
Verwendung der Eigenschaften: Sobald eine Eigenschaft über ein solches Template im System verankert wurde, kann sie in API-Requests für die jeweilige Ressource verwendet werden. Sie übergeben oder lesen das Feld dann einfach als Schlüssel-Wert-Paar im properties-Array der Zielressource (z. B. beim Anlegen eines neuen Kunden über Create a customer).