Konto einrichten

Nach der Registrierung, der Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse und der Buchung des Produkts Subscription Management können Sie Ihr Konto im tebio Business-Portal weiter einrichten.

Die Kontoeinrichtung erfolgt im Bereich Allgemeine Einstellungen. Dort konfigurieren Sie die grundlegenden Unternehmens-, Plattform-, Abrechnungs-, Kommunikations- und Partnerprozesse, die für den produktiven Einsatz der tebio Plattform erforderlich sind.

Die Kontoeinrichtung umfasst mehrere Bereiche. Für ein optimales Setup empfehlen wir, vorab den Artikel Einstellungen und Konfiguration im Überblick zu lesen. Dort erfahren Sie, welche Einstellungen erforderlich sind und in welcher logischen Reihenfolge Sie das System auf Ihren Livegang vorbereiten sollten.

Voraussetzungen

Bevor Sie mit der Kontoeinrichtung beginnen, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Sie haben sich erfolgreich registriert.
Ihre E-Mail-Adresse wurde verifiziert.
Sie können sich im tebio Business-Portal anmelden.
Das Produkt Subscription Management von tebio wurde gebucht.
Ihr Benutzerkonto verfügt über die erforderlichen Rechte zur Bearbeitung der Einstellungen.

Die Buchung des Produkts Subscription Management ist eine wesentliche Voraussetzung. Erst danach werden zusätzliche Rechte zugewiesen und viele Funktionen im tebio Business-Portal freigeschaltet.

Allgemeine Einstellungen öffnen

Öffnen Sie die Allgemeinen Einstellungen über das Zahnrad-Symbol im Menü des tebio Business-Portals.

Allgemeine Einstellungen über das Zahnrad-Symbol öffnen

In den Allgemeinen Einstellungen finden Sie die Bereiche, die für die Einrichtung Ihres Kontos relevant sind.

Kontoeinrichtung prüfen

Im Bereich Kontoeinrichtung zeigt tebio eine To-do-Liste mit empfohlenen Einrichtungsschritten an.

Diese Liste hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Konfigurationsaufgaben schrittweise abzuarbeiten. Abgeschlossene und offene Aufgaben sind dort nachvollziehbar.

Einrichtung des Kontos

Die Einrichtungsschritte betreffen unter anderem Unternehmensdaten, Branding, Hosted Pages, Kommunikation, Rechnungen, Zahlungsmethoden, Sicherheit und technische Integrationen.

Empfohlene Reihenfolge

Die genaue Reihenfolge hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

Plattformzugänge und Benutzer prüfen
Firmendaten und Kontakte vervollständigen
Branding konfigurieren
Hosted Pages einrichten
Steuern prüfen
Zahlungsmethoden konfigurieren
Fakturierung und Rechnungseinstellungen einrichten
Finanzbuchhaltung vorbereiten
Kommunikationskanäle konfigurieren
Ereignisauswahl und Nachrichtenvorlagen prüfen
Helpdesk-Konfiguration prüfen
Vertriebspartner-Einstellungen konfigurieren, falls Vertriebspartner genutzt werden
API-Schlüssel und Webhooks vorbereiten, falls eine technische Integration geplant ist

Nicht jeder Schritt ist für jedes Unternehmen erforderlich. Einige Einstellungen sind nur relevant, wenn Sie bestimmte Funktionen nutzen, zum Beispiel Hosted Pages, Shop-Produkte, ePost, Vertriebspartner oder API-Integrationen.

Plattform einrichten

Im Bereich Plattform verwalten Sie grundlegende Einstellungen für Ihr Benutzerkonto, Ihr Team und zentrale Plattformfunktionen.

Dazu gehören:

das eigene Benutzerkonto
weitere Benutzerkonten für Teammitglieder
benutzerdefinierte Felder
individuelle Nummerierungen
Shop-Konfiguration, falls Waren oder Einmalverkäufe angeboten werden

Typische Aufgaben sind:

Benutzerkonto bearbeiten
Teammitglieder anlegen
Rollen und Authentifizierungsmethoden festlegen
benutzerdefinierte Felder für Kunden, Subscriptions, Vertriebspartner oder Produkte konfigurieren
Nummerierungsschemata für Kunden, Subscriptions und Bestellungen definieren
Shop-Konfiguration einrichten, falls Waren oder Einmalverkäufe angeboten werden

Weiterführende Artikel:

Unternehmen einrichten

Im Bereich Unternehmen verwalten Sie zentrale Angaben und Einstellungen zu Ihrem eigenen Unternehmen.

Dazu gehören:

Firmendaten und Pflichtangaben
Kontakte für Finanzen, Technik, Legal und Service
Branding-Einstellungen
Hosted Pages
steuerliche Einstellungen
Verträge mit tebio
integrierte Services von Drittanbietern

Diese Einstellungen sind wichtig, damit Rechnungen korrekt erstellt, Hosted Pages im eigenen Branding angezeigt und optionale Integrationen genutzt werden können.

Typische Aufgaben sind:

Rechnungsadresse hinterlegen
Steuernummern erfassen
Rechtsform und optional Handelsregistereintrag pflegen
Unternehmenskontakte anlegen
Logo, Favicon und Farben konfigurieren
Bestellseite, Kundenportal und Vertriebspartnerportal einrichten
Steuersätze prüfen oder ergänzen
Verträge und Rechnungen von tebio einsehen
Services wie Endereco konfigurieren

Weiterführende Artikel:

Fakturierung und Rechnungen einrichten

Im Bereich Fakturierung und Rechnungen konfigurieren Sie, wie Zahlungen, Subscriptions, Rechnungen, Quittungen und buchhaltungsrelevante Daten verarbeitet werden.

Dazu gehören:

Zahlungsmethoden für Ihre Kunden
Abrechnung von Subscriptions
automatische oder freigegebene Erstellung von Rechnungen und Quittungen
Benachrichtigungen zu neuen Rechnungen oder Quittungen
Rechnungslayouts und White-Label-Vorlagen
individuelle Rechnungsnummern
Einstellungen zur Finanzbuchhaltung
DATEV-relevante Konfigurationen

Diese Einstellungen sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Sie Produkte vermarkten oder Kunden produktiv abrechnen.

Typische Aufgaben sind:

SEPA-Lastschrift über die eigene Hausbank konfigurieren
Überweisung auf das eigene Bankkonto ermöglichen
digitale Zahlungsmethoden wie Stripe, Computop oder PayPal anbinden
Fakturierung für Prepaid- und Postpaid-Produkte konfigurieren
Rechnungsvorlagen und Quittungsvorlagen anpassen
Rechnungsnummern festlegen
Kontenrahmen, Buchungsart und Buchungsmethode vorbereiten

Weiterführende Artikel:

Kommunikationsmanagement einrichten

Im Bereich Kommunikationsmanagement konfigurieren Sie, wie die tebio Plattform Nachrichten an Kunden und Vertriebspartner versendet.

Dazu gehören:

Kommunikationskanäle wie E-Mail und Post
SMTP-Konfiguration für den Versand von E-Mails
ePost-Konfiguration für den Briefversand über die Deutsche Post
Auswahl der Ereignisse, die eine Benachrichtigung auslösen
Vorlagen für E-Mails und Briefe
Verlauf gesendeter Nachrichten
Einstellungen für das integrierte Helpdesk-Modul

Diese Einstellungen sind wichtig, wenn Kunden oder Vertriebspartner automatisch über Bestellungen, Subscriptions, Rechnungen, Dokumente, Supportfälle oder andere Ereignisse informiert werden sollen.

Typische Aufgaben sind:

SMTP-Server für E-Mail-Versand einrichten
ePost konfigurieren, falls die Option gebucht wurde
relevante Ereignisse für Benachrichtigungen auswählen
Nachrichtenvorlagen prüfen und anpassen
gesendete Nachrichten nachvollziehen
Helpdesk im Self-Care / Kundenportal aktivieren
Kategorien, Tags, Benutzergruppen und Zuweisungsregeln konfigurieren

Weiterführende Artikel:

Vertriebspartner einrichten

Im Bereich Vertriebspartner konfigurieren Sie Einstellungen für das digitale Onboarding und die Provisionsabrechnung von Vertriebspartnern.

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn Sie Vertriebspartner, Reseller, Händler, Distributoren oder Affiliates über tebio verwalten oder abrechnen möchten.

Dazu gehören:

Dokumente und Nachweise, die neue Vertriebspartner im Onboarding bereitstellen müssen
To-do-Liste im Vertriebspartnerportal
automatische oder freigegebene Erstellung von Provisionsabrechnungen
Benachrichtigungen über neue Provisionsabrechnungen
Anschreiben für Provisionsabrechnungen

Typische Aufgaben sind:

Onboarding-Dokumente auswählen
erforderliche Nachweise für Vertriebspartner definieren
Provisionsabrechnungen automatisch oder mit Freigabe erstellen
Benachrichtigungen für Vertriebspartner aktivieren
Anschreiben für Provisionsabrechnungen konfigurieren

Weiterführende Artikel:

API-Integration vorbereiten

Wenn Sie tebio technisch integrieren möchten, öffnen Sie zusätzlich den Bereich Entwickler im tebio Business-Portal.

Dort können Sie unter anderem:

API-Schlüssel erstellen
Webhooks konfigurieren
Ereignisse einsehen
die Playground-Funktion nutzen
zur technischen Dokumentation wechseln

API-Schlüssel werden für technische Integrationen benötigt, zum Beispiel für Server-zu-Server-Kommunikation zwischen Ihrem Backend-System und der tebio Plattform.

Weiterführende Artikel:

Pflicht, optional oder abhängig vom Geschäftsmodell?

Nicht alle Einstellungen sind für jedes Unternehmen gleich wichtig.

Bereich	Einordnung	Wann relevant?
Benutzerkonto und Team	empfohlen	Für alle Unternehmen mit mehreren Portalnutzern
Firmendaten	erforderlich	Für Rechnungen, Pflichtangaben und Unternehmensverwaltung
Branding	empfohlen	Für Hosted Pages und kundenseitige Prozesse
Hosted Pages	abhängig vom Geschäftsmodell	Wenn Bestellseiten, Kundenportal oder Partnerseiten genutzt werden
Steuern	erforderlich	Für korrekte Preis-, Rechnungs- und Steuerlogik
Zahlungsmethoden	erforderlich	Wenn Kunden über tebio bezahlen sollen
Fakturierung	erforderlich	Wenn Subscriptions oder Leistungen abgerechnet werden
Rechnungen	erforderlich	Für Rechnungslayout, Inhalte und Nummerierung
Finanzen	erforderlich vor Livegang	Für Buchhaltung und DATEV-relevante Prozesse
Kommunikationskanäle	empfohlen	Wenn Kunden oder Partner Benachrichtigungen erhalten sollen
Ereignisauswahl und Vorlagen	empfohlen	Für automatisierte Kommunikation
Helpdesk	optional	Wenn Ticketprozesse über tebio genutzt werden
Vertriebspartner	optional	Wenn Partner, Reseller oder Affiliates eingebunden werden
API und Webhooks	optional	Wenn externe Systeme angebunden oder Prozesse automatisiert werden

Typische Fehler vermeiden

Subscription Management wurde noch nicht gebucht

Wenn bestimmte Funktionen nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind, prüfen Sie zuerst, ob das Produkt Subscription Management bereits gebucht wurde.

Firmendaten sind unvollständig

Unvollständige Firmendaten können dazu führen, dass Rechnungen, Hosted Pages oder rechtliche Angaben nicht korrekt dargestellt werden.

Zahlungsmethoden wurden nicht eingerichtet

Ohne konfigurierte Zahlungsmethoden können Kunden nicht wie gewünscht bezahlen. Prüfen Sie deshalb frühzeitig, welche Zahlungsmethoden Sie anbieten möchten.

Fakturierung wird vor dem Livegang nicht geprüft

Fakturierung, Rechnungsvorlagen und Finanzbuchhaltung sollten vor der produktiven Nutzung sorgfältig geprüft werden. Stimmen Sie buchhaltungsrelevante Einstellungen mit dem tebio Support ab.

Ereignisse und Vorlagen passen nicht zusammen

Automatische Kommunikation funktioniert nur zuverlässig, wenn Kommunikationskanäle, Ereignisse und Nachrichtenvorlagen zusammen konfiguriert sind.

API-Schlüssel werden ohne konkreten Integrationsbedarf erstellt

API-Schlüssel sollten nur erstellt werden, wenn sie für eine konkrete Integration benötigt werden. Bewahren Sie API-Schlüssel sicher auf und vergeben Sie nur die erforderlichen Berechtigungen.

Ergebnis

Nach Abschluss der Kontoeinrichtung:

sind zentrale Unternehmensdaten hinterlegt
sind relevante Teammitglieder und Rollen eingerichtet
sind Branding und Hosted Pages vorbereitet
sind steuerliche Einstellungen geprüft
sind Zahlungsmethoden konfiguriert
sind Fakturierung und Rechnungsvorlagen vorbereitet
ist die Finanzbuchhaltung mit tebio abgestimmt oder für die Abstimmung vorbereitet
sind Kommunikationskanäle, Ereignisse und Vorlagen eingerichtet
sind optionale Bereiche wie Helpdesk, Shop, Vertriebspartner oder API vorbereitet

Damit ist Ihr Konto bereit für die nächsten operativen Schritte im tebio Business-Portal.

Nächste Schritte

Nach der Kontoeinrichtung können Sie mit der fachlichen Nutzung der Plattform beginnen:

Weitere Detailinformationen finden Sie im Artikel Einstellungen und Konfiguration im Überblick sowie in den dazugehörigen Fachartikeln.