Rechnungseinstellungen verwalten

Unter dem Menüpunkt Rechnungen (im Bereich Fakturierung und Rechnungen) können Sie Details Ihrer ausgehenden Abrechnungsdokumente an Ihre Anforderungen anpassen. Die tebio-Plattform stellt hierfür eine White-Label-Vorlage bereit. Sie können die PDF-Dokumente in einem interaktiven PDF-Editor bearbeiten und optisch an Ihr Corporate Design und inhaltlich an lokale Begriffe oder rechtliche Anforderungen anpassen sowie das Format der fortlaufenden Rechnungs- und Quittungsnummern definieren.

Wann brauche ich diese Funktion?

Diese Konfiguration ist wichtig, bevor Sie die ersten produktiven Abrechnungen starten. Hier sorgen Sie dafür, dass Bezeichnungen auf Rechnungen (z. B. “USt.-ID des Empfängers”) genau den rechtlichen oder sprachlichen Anforderungen Ihres Marktes entsprechen und Ihre Dokumente eine durchgängige und buchhalterisch nachvollziehbare Nummernfolge aufweisen.

Kundendaten bleiben unberührt

In diesem Menü ändern Sie lediglich die statischen Texte (sogenannte Labels) der Dokumentenvorlage. Die echten, dynamischen Adress- und Produktdaten zieht das System bei der Rechnungserstellung automatisch aus den jeweiligen Kundenprofilen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Konfiguration ist in drei logische Reiter aufgeteilt.

1. Dokumentenlayout anpassen (Reiter Quittung und Rechnung)

Die Plattform bietet Ihnen einen interaktiven PDF-Editor für Ihre Vorlagen an. Die Reiter Quittung und Rechnung funktionieren dabei identisch:

1. Auf der rechten Seite sehen Sie die PDF-Vorschau Ihres aktuellen Dokuments (inklusive Platzhalter für Adresse, Logo, Artikelpositionen und Summentabelle).
2. Fahren Sie mit der Maus über die Vorschau. Bestimmte Bereiche (wie der Adressblock oder die Überschriften) werden hervorgehoben.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Bereich in der Vorlage.
4. Auf der linken Bildschirmseite öffnet sich daraufhin ein Eingabeformular für diesen Bereich.
5. Sie können nun die Standardbezeichnungen (z. B. “Rechnungsdatum”, “Fälligkeitsdatum” oder “Titel für Rechnungen”) anpassen.
6. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf Aktualisieren.

2. Nummerierung und Positionen (Reiter Gruppierung und Nummerierung)

Hier legen Sie das Muster fest, nach dem Rechnungen und Quittungen von tebio automatisch fortlaufend nummeriert werden.

• Präfix (maximal 3 Zeichen): Tragen Sie ein Kürzel ein, das jeder Nummer vorangestellt wird (z. B. “RE”, “DP” oder “INV”).
• Trennzeichen: Definieren Sie ein Zeichen, das das Präfix von der fortlaufenden Nummer trennt. Erlaubt sind hier ausschließlich die Zeichen -, + und /.

Das Resultat sehen Sie direkt live in der Vorschau (“Aktuelles Muster”), z. B. DP-{{.nextId}}. Das System fügt anstelle von {{.nextId}} die fortlaufende Nummer ein.

Zudem finden Sie hier eine Voransicht der Einzelpositionen (wie die Positionen auf dem Dokument aussehen werden). Standardmäßig aggregiert das System Zeilen nicht, sondern listet detailliert den Produkt- oder Optionsnamen in Kombination mit dem Gebührentyp auf (z. B. Produkt A (Einrichtungsgebühr)).

Hinweise und typische Fehler

• “Firmenlogo wird nicht angezeigt”: Das Logo können Sie nicht direkt in diesem Editor hochladen. Das PDF übernimmt das Logo automatisch aus den globalen Einstellungen. Navigieren Sie dafür zu Unternehmen > Branding und Design und laden Sie es dort hoch.
• Verschobenes Layout durch zu lange Texte: Beachten Sie unbedingt die Zeichenbegrenzungen bei den Bezeichnungen im PDF-Editor (z. B. “max. 20 Zeichen”). Wenn Sie deutlich längere Texte erzwingen, kann dies die Darstellung im PDF beeinträchtigen.
• Nummernkreis nicht rückwirkend änderbar: Bitte prüfen Sie Ihr Nummernmuster (Präfix + Trennzeichen + ID) sorgfältig. Nach der Erstellung der ersten Live-Dokumente kann dieser Nummernkreis für die Vergangenheit nicht mehr ohne buchhalterische Komplikationen angepasst werden.

Ergebnis

Ihre PDF-Dokumente für Quittungen und Rechnungen werden anschließend im exakt definierten Layout, mit Ihren gewählten Begrifflichkeiten und einer sauberen fortlaufenden Nummerierung erstellt – unabhängig davon, ob diese automatisch von tebio erzeugt oder manuell über den Freigabeprozess initiiert werden.

API-Hinweis

Gestaltung und Verhalten von Rechnungen (z. B. PDF-Templates, Sequenzen) werden über die Invoicing-Einstellungen der API abgebildet.

• Generelle Rechnungseinstellungen: Get general invoicing settings
• Template-Einstellungen: Get invoice template settings
• Einstellungen aktualisieren: Nutzen Sie für Anpassungen den jeweiligen PUT- beziehungsweise PATCH-Endpunkt (z. B. Set invoice template settings).

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